Ustawa wdrażająca RODO

Szanowni Państwo,

informujemy, że Prezydent RP podpisał w ubiegłą środę, tzw. ustawę wdrażającą RODO, która ma na celu dostosowanie do RODO ponad 160 polskich ustaw. Ustawa wdrażająca RODO w niedługim czasie zostanie opublikowana, a następnie, po upływie 14 dni wejdzie w życie.

Ustawa wdrażająca RODO wprowadza zmiany, m.in. w Kodeksie pracy oraz ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Poniżej sygnalizujemy najważniejsze z nich. W razie, gdybyście mieli Państwo pytania związane ze wskazanymi niżej zmianami lub potrzebowali wsparcia w zakresie wymaganych zmian w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz procedurach związanych z funkcjonowaniem ZFŚS, pozostajemy do Państwa dyspozycji.

Poniższe zmiany w przepisach prawa należy wziąć pod uwagę przygotowując przyszłe ogłoszenia o pracę, w szczególności określając wymogi stawiane kandydatom do pracy.

  1. Rekrutacja – od osób ubiegających się o pracę będzie można wymagać podania jedynie imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Żądanie dodatkowych informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia zawodowego będzie możliwe pod warunkiem, że jest to niezbędne do pracy na danym stanowisku. Oznacza to, że rekrutując pracowników na stanowiska niewymagające kwalifikacji zawodowych lub wykształcenia, nie będzie  można od nich wymagać (na etapie procesu rekrutacji) podania takich informacji. Nowe zasady należy uwzględniać w przyszłych procesach rekrutacyjnych.
  2. Upoważnienie do przetwarzania danych – w praktyce powinno być tak, że pracownicy dopuszczeni przez pracodawcę do przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy oraz innych pracowników będą musieli legitymować się pisemnym upoważnieniem do przetwarzania takich danych osobowych, wydanym przez pracodawcę. Takie osoby muszą zostać także zobowiązane do zachowania przetwarzanych danych osobowych w tajemnicy.  
  3. Przetwarzanie wrażliwych danych osobowych pracowników – podstawą przetwarzania danych wrażliwych pracownika będzie jego zgoda. Należy jednak pamiętać, że przekazanie takich danych osobowych będzie musiało następować z inicjatywy pracownika.  
  4. Przetwarzanie danych biometrycznych – możliwe będzie przetwarzanie takich danych pracownika, ale tylko w przypadkach wskazanych enumeratywnie w Kodeksie pracy, tj. gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
  5. Monitoring – niedozwolone będzie monitorowanie pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Z kolei instalacja monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach sanitarnych wymagać będzie uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, w jej braku – przedstawicieli pracowników.
  6. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – w tym zakresie czeka pracodawców wdrożenie sporych zmian, ponieważ, m.in. zmieniają się zasady pozyskiwania danych od osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, konieczne będzie udzielenie pisemnych upoważnień do przetwarzania danych tym osobom, które u pracodawcy są odpowiedzialne za przetwarzanie danych o stanie zdrowia na potrzeby ZFŚS, pracodawca zostaje zobowiązany do dokonywania minimum raz w roku przeglądu danych osobowych zebranych na potrzeby ZFŚS i usuwania zbędnych danych, niezbędne jest wypełnienie obowiązku informacyjnego RODO wobec osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS.

Niezależnie od powyższego przypominamy, że na pracodawcy spoczywają inne obowiązki wynikające z RODO. Trzeba pamiętać w szczególności o:

  • obowiązku informacyjnym wobec osób ubiegających się o pracę, a więc o przekazaniu im odpowiedniej klauzuli informacyjnej,
  • obowiązku informacyjnym wobec pracowników,
  • prowadzeniu niezbędnych rejestrów i ewidencji, m.in. rejestru czynności przetwarzania oraz ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
  • wdrożeniu odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych.

W razie pytań prosimy o kontakt z radcą prawnym Krzysztofem Jarosińskim

krzysztof.jarosinski@tlhub.pl

– tel. 601 594 518