W sprawie rozpatrywanej przez Naczelny Sąd Administracyjny (I FSK 1212/18) spółka została obciążona odpowiedzialnością za puste faktury wystawiane przez swojego pracownika. Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA) opierając się na wyroku Trybunału Sprawiedliwości (dalej: TSUE) orzekł, że spółka nie dochowała należytej staranności w kontrolowaniu działań pracownika.
Stan Faktyczny:
Pracownica firmy przez ponad 4 lata wystawiała fikcyjne faktury, wykorzystując grupę współpracowników zatrudnionych przez spółkę. Zestawienia należności, które tworzyli, całkowicie nie odpowiadały rzeczywistości. Organy podatkowe zakwestionowały autentyczność dokumentów, co doprowadziło do nałożenia na spółkę kar finansowych oraz obowiązku uregulowania należności VAT.
Spółka odwołała się od decyzji organu, twierdząc, że działania pracownika były nieautoryzowane, nie miała ona na nie wpływu, a także o nich wiedzy. Zarząd spółki podnosił argument, iż nie może brać odpowiedzialności za czyny pracownika, na które nie miał wpływu.
NSA po rozpoznaniu sprawy podtrzymał decyzję organów podatkowych. W wyroku NSA wskazał, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników w przypadku, w którym brak właściwych procedur nadzoru i kontroli może zostać uznany za niedochowanie należytej staranności. NSA oparł swoje rozstrzygnięcie na wyroku TSUE z dnia 30 stycznia 2024 r. (sygn. C-442/22), w którym Trybunał wskazał, iż przedsiębiorcy muszą dołożyć wszelkich starań, aby zapobiec nieprawidłowościom w zakresie rozliczeń VAT.
Kiedy przedsiębiorca nie zachowuje należytej staranności?
Zgodnie z omawianym wyrokiem NSA oraz TSUE, poniższe sytuacje mogą zostać uznane za brak dochowania należytej staranności przez przedsiębiorcę:
- Brak procedur kontrolnych – w wyżej przedstawionym przypadku spółka nie wdrożyła wewnętrznych mechanizmów kontroli, wykrywania i zapobiegania nieprawidłowości związanych z wystawianiem faktur.
- Niewystarczający nadzór nad pracownikami – spółka nie zapewniła odpowiedniego nadzoru nad pracownikami odpowiedzialnymi za wystawienie faktur VAT. Sąd wskazał, że spółka powinna stworzyć system monitorowania rzetelności realizacji procedury wystawiania faktur poprzez kontrolę wewnętrzną, wyspecjalizowanego w tym zakresie pracownika bądź profesjonalny w tym zakresie podmiot zewnętrzny.
- Zaniedbanie weryfikacji kontrahentów i brak reakcji na sygnały ostrzegawcze – przedsiębiorstwo nie dołożyło szeroko rozumianych starań, aby upewnić się, że transakcje wykazane na fakturach faktycznie miały miejsce. Następnie spółka pomimo niejasności lub podejrzeń do autentyczności transakcji przedsiębiorca nie podjął odpowiednich kroków, aby zweryfikować poprawność działań pracowników.
Podsumowując, powyższe czynniki były kluczowe dla NSA w ocenie, czy spółka dochowała należytej staranności w swojej ocenie działalności. Wyrok ten stanowi ostrzeżenie dla przedsiębiorców, którzy nie mają odpowiednich procedur kontroli wewnętrznej oraz monitorowania codziennej działalności pracowników spółki.
W przypadku rodzących się pytań i wątpliwości, zarówno w sferze VAT, jak i we wszelkich kwestiach podatkowych – zachęcamy Państwa serdecznie do kontaktu.
