ZAW-FA – jak wypełnić?
Formularz ZAW-FA składają podatnicy, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej, celem nadania im uprawnień właścicielskich w Krajowym Systemie e-Faktur. Poprzez ZAW-FA uprawnia się tylko jedną osobę fizyczną, natomiast pozostałych uprawnia się już drogą elektroniczną (np. poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub poprzez komercyjne programy za pośrednictwem API KSeF).
UWAGA: Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą (JDG) nie składają ZAW-FA – uprawnienia są już przypisane do tych osób automatycznie w KSeF.
Ważne! Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowy wzór formularza ZAW-FA(3), który dostępny jest na stronie rządowej: https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/formularze/#ZAWFA.
Jak wypełnić ZAW-FA?
- W polu nr 1 podaj NIP podatnika lub podmiotu nadającego/odbierającego uprawnienia do korzystania z KSeF.
2. Pole nr 4 wypełnia się w przypadku składania więcej niż jednego formularza ZAW-FA.
Taka sytuacja może wystąpić np. jeśli w podmiocie występuje reprezentacja wieloosobowa (powyżej 4 osób), gdyż formularz przewiduje tylko 4 miejsca na złożenie podpisów.
3. Sekcja A – miejsce i cel składania zawiadomienia.
W polu nr 5 wskaż właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Następnie, w polu nr 6, wybierz cel złożenia formularza:
- (1) – nadanie uprawnień do korzystania z KSeF;
- (2) – odebranie uprawnień do korzystania z KSeF;
- (3) – odebranie wszelkich nadanych uprawnień;
- (4) – zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika.
4. Sekcja B – dane podatnika lub podmiotu, który składa zawiadomienie.
W części B.1. uzupełnij dane identyfikacyjne takie jak:
- pole nr 7 – rodzaj podmiotu (lub osoba fizyczna, w przypadku zaznaczenia opcji 4 w polu nr 6),
- pole nr 8 – pełna nazwa (lub imię i nazwisko).
Następnie w części B.2. podaj dane kontaktowe: pole nr 9 – numer telefonu (opcjonalnie); pole nr 10 – adres e-mail (obowiązkowo).
5. Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
W części C.1. podaj dane identyfikacyjne osoby, której będą nadawane/odbierane uprawnienia do korzystania z KSeF. W polach nr 11 i 12 wybierz rodzaj identyfikatora podatkowego (NIP/PESEL) oraz podaj jego numer. Następnie w polach nr 13 i 14 podaj imię oraz nazwisko osoby uprawnionej.
Pola nr 15-18 wypełnia się w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego.
W części C.2. uzupełnij: pole nr 19 – numer telefonu (opcjonalnie); pole nr 20 – adres e-mail (obowiązkowo).
6. Sekcja D – dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.
Pole nr 21 wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.
7. Sekcja E – podpis podatnika lub podmiotu / osoby reprezentującej.
W ostatniej sekcji złóż podpis, a także podaj swoje imię i nazwisko oraz funkcję.
Jak wysłać ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA można złożyć:
- papierowo lub
- elektronicznie, np. przez e-Urząd Skarbowy lub poprzez e-Doręczenia.
WAŻNE: Za pomocą formularza ZAW-FA należy zgłosić tylko pierwszą osobę (uprawnienia właścicielskie). Kolejne osoby mogą być zgłaszane elektronicznie poprzez osobę wskazaną na formularzu ZAW-FA. Tym osobom także można nadać najszerszy zakres uprawnień.
Złożenie formularza ZAW-FA to pierwszy krok, aby móc rozpocząć korzystanie z KSeF. W przypadku pytań związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, zapraszamy Państwa serdecznie do kontaktu!
