Wielu przedsiębiorców nadal nie zdaje sobie sprawy, że niewłaściwe zarządzanie płatnościami gotówkowymi może doprowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Wystarczy jedna transakcja powyżej 15 000 zł opłacona gotówką, a cały wydatek zostanie wyłączony z kosztów podatkowych – niezależnie od tego, czy limit został przekroczony o 100 zł, czy 10 000 zł.
W 2025 roku przepisy nie uległy zmianie, ale już za dwa lata czeka nas potencjalna rewolucja – Unia Europejska planuje wprowadzić nowe limity, które zmienią zasady gry dla wszystkich. Czy wiesz, że od 2027 roku limit ma wzrosnąć do równowartości około 42 000 zł (10 000 euro), ale jednocześnie obejmie wszystkie transakcje, nie tylko między przedsiębiorcami? Należy jednak pamiętać, że proponowana przez Unię kwota 10 000 euro to górna granica, którą kraje członkowskie mogą obniżyć.
Aktualny limit płatności gotówką w 2025 roku
W Polsce obowiązuje limit płatności gotówką w wysokości 15 000 zł brutto dla transakcji między przedsiębiorcami. Kwota ta pozostaje niezmieniona od momentu wprowadzenia przepisów i nie uległa modyfikacji w 2025 roku.
Podstawę prawną stanowi art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym:
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Oznacza to, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą musi następować za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a kwota transakcji wynosi co najmniej 15 000 zł brutto.
Istotne jest zrozumienie, że limit płatności gotówką odnosi się do całkowitej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Oznacza to, że nawet jeśli płatność została podzielona na raty czy transze, obowiązuje ocena łącznej wartości umowy.
Zakres podmiotowy – kogo dotyczy limit?
Limit płatności gotówkowych dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, do których zaliczamy:
- przedsiębiorców jednoosobowych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),
- spółki handlowe wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
- fundacje, izby gospodarcze i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
- wspólników spółek cywilnych,
- zagraniczne oddziały polskich przedsiębiorstw,
- przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność w Polsce,
- polskich przedsiębiorców (czasowe transgraniczne świadczenie usług), którzy dokonują poza granicami transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym,
- osoby faktycznie prowadzące działalność gospodarczą, które nie dopełniły obowiązków rejestracyjnych.
Kogo nie obowiązuje limit płatności gotówkowych?
Limit płatności gotówkowych nie dotyczy następujących podmiotów:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów),
- rolników ryczałtowych,
- stowarzyszeń i fundacji nieprowadzących działalności gospodarczej,
- samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
- przedstawicieli zagranicznych przedsiębiorstw oraz przedsiębiorców zagranicznych, którzy świadczą usługi na terenie Polski w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług.
Szczegółowe zasady stosowania limitu transakcji gotówkowych
Kluczowym aspektem przepisów jest rozumienie pojęcia „jednorazowa wartość transakcji”. Oznacza ono całą wartość wierzytelności lub zobowiązań, wyrażoną w pieniądzu, która wynika z odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług określonej w umowie zawartej między przedsiębiorcami.
W praktyce oznacza to, że jeśli umowa przewiduje dostawę towaru o wartości 20 000 zł z płatnością w trzech ratach po 6 667 zł każda, to mimo iż pojedyncza rata nie przekracza limitu 15 000 zł, wszystkie płatności muszą być dokonane bezgotówkowo ze względu na łączną wartość transakcji.
W przypadku transakcji wyrażonych w walutach obcych, przeliczenia na złote dokonuje się według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Przepis ten ma szczególne znaczenie w kontekście transakcji międzynarodowych oraz importu i eksportu.
Limit płatności gotówką ma zastosowanie również do transakcji o charakterze międzynarodowym, jeśli jedną ze stron jest polski przedsiębiorca dokonujący transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym, niezależnie od miejsca dokonania transakcji.
Konsekwencje przekroczenia limitu płatności gotówką w 2025
Główną konsekwencją naruszenia limitu płatności gotówką są skutki podatkowe określone w art. 22p ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przedsiębiorca, który zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatek o wartości powyżej 15 000 zł opłacony gotówką, zobowiązany jest do:
- zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, lub
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów – zwiększenia przychodów.
Sankcja dotyczy całej kwoty zapłaconej gotówką, nie tylko nadwyżki ponad limit. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca zapłaci gotówką 17 000 zł, to całą tę kwotę musi wyłączyć z kosztów podatkowych, a nie jedynie 2 000 zł przekraczające limit.
Brak sankcji karnych i administracyjnych
Obecnie przepisy nie przewidują kar administracyjnych ani sankcji karnych za naruszenie limitu płatności gotówką. Jedyną przewidzianą konsekwencją są skutki podatkowe opisane powyżej.
Wyjątki i alternatywne formy rozliczeń
Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że przepisy dotyczą wyłącznie „płatności” w rozumieniu prawa, nie obejmują natomiast innych form uregulowania zobowiązań, takich jak:
Kompensata – wzajemne potrącenie wierzytelności między stronami, które eliminuje konieczność faktycznego przepływu środków pieniężnych.
Netting – rozliczenie salda wzajemnych zobowiązań, szczególnie popularne w relacjach między stałymi kontrahentami.
Barter – wymiana towarów lub usług bez użycia pieniądza jako środka płatniczego.
Akceptowane formy płatności bezgotówkowych
Do płatności bezgotówkowych, które nie podlegają limitowi, zaliczamy:
- przelewy bankowe i przelewy natychmiastowe,
- płatności kartami płatniczymi (debetowymi i kredytowymi),
- płatności mobilne (BLIK, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay itp.),
- portfele elektroniczne (PayPal, PayU, Przelewy24 itp.),
- czeki i weksle,
- akredytywy dokumentowe.
Relacje przedsiębiorca-konsument, a płatność gotówką
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (konsumenci) nie podlegają ograniczeniom w zakresie płatności gotówką. Mogą dokonywać płatności gotówkowych bez względu na kwotę transakcji w relacjach z przedsiębiorcami.
Obowiązki przedsiębiorców wobec konsumentów
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek:
- umożliwienia konsumentom dokonywania płatności bezgotówkowych,
- zapewnienia dostępu do terminala płatniczego lub innych środków płatności elektronicznych,
- ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych.
Nadchodzące zmiany – przepisy Unii Europejskiej
Nowe regulacje od 2027 roku
W maju 2024 roku Parlament Europejski przyjął pakiet przepisów dotyczących walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, który wprowadza nowe limity płatności gotówką obowiązujące we wszystkich krajach członkowskich UE od 2027 roku.
Kluczowe zmiany obejmują:
Limit 10 000 euro – maksymalna kwota płatności gotówką ma wynosić 10 000 euro (około 42 000 zł według kursu ze stycznia 2025 roku).
Weryfikacja tożsamości – transakcje gotówkowe powyżej 3 000 euro będą wymagały weryfikacji tożsamości uczestników.
Objęcie wszystkich podmiotów – w przeciwieństwie do obecnych polskich przepisów, nowe regulacje będą dotyczyć również transakcji z osobami fizycznymi.
Porównanie z obecnymi przepisami
Nowe przepisy UE będą korzystniejsze pod względem wysokości limitu (10 000 euro kontra 15 000 zł), ale wprowadzą dodatkowe wymogi administracyjne i objęcie wszystkich rodzajów transakcji. Państwa członkowskie będą mogły wprowadzić bardziej restrykcyjne przepisy (np. obniżyć maksymalny limit 10 000 euro).
Praktyczne przykłady zastosowania
Przykład 1: zakup sprzętu komputerowego
Przedsiębiorca planuje zakup komputera o wartości 18 000 zł z płatnością w dwóch ratach: 9 000 zł gotówką i 9 000 zł przelewem. Pomimo że każda rata nie przekracza limitu 15 000 zł, łączna wartość transakcji wynosi 18 000 zł, co oznacza konieczność dokonania całej płatności bezgotówkowo dla możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
Przykład 2: rozliczenie przez kompensatę
Firma A ma należność wobec firmy B w wysokości 25 000 zł, a firma B ma zobowiązanie wobec firmy A w wysokości 25 000 zł. Strony mogą podpisać umowę kompensaty i wzajemnie potrącić swoje wierzytelności, co nie podlega limitom płatności gotówką, ponieważ nie dochodzi do faktycznej płatności.
Przykład 3: częściowa płatność gotówką
Przedsiębiorca zakupuje towary o wartości 17 000 zł, płacąc 5 000 zł gotówką i 12 000 zł przelewem. Mimo że płatność gotówką nie przekracza limitu, wartość całej transakcji wymaga bezgotówkowego rozliczenia. W konsekwencji przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów jedynie 12 000 zł (część opłaconą przelewem).
Rekomendacje dla przedsiębiorców
Planowanie transakcji: przed zawarciem umowy zawsze sprawdzaj łączną wartość transakcji i planuj odpowiednią formę płatności.
Dokumentacja procesów: prowadź szczegółową dokumentację wszystkich transakcji, szczególnie tych o wartości zbliżonej do limitu.
Edukacja zespołu: zadbaj o to, aby wszyscy odpowiedzialni za płatności w firmie znali obowiązujące przepisy.
Wykorzystanie alternatyw: rozważ stosowanie kompensaty, nettingu lub barterów w relacjach ze stałymi kontrahentami.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
Błąd 1: skupianie się na wysokości pojedynczej płatności zamiast całkowitej wartości transakcji. Rozwiązanie: Zawsze analizuj łączną wartość umowy, a nie poszczególne raty.
Błąd 2: niestosowanie się do limitu w nadziei na brak kontroli. Rozwiązanie: pamiętaj, że konsekwencje podatkowe są automatyczne i nie wymagają kontroli.
Błąd 3: nieznajomość wyjątków od reguły. Rozwiązanie: zapoznaj się z możliwościami stosowania kompensaty, barterów i innych form rozliczeń.
Błąd 4: brak przygotowania na nadchodzące zmiany UE. Rozwiązanie: śledź rozwój przepisów europejskich i przygotuj procesy na zmiany od 2027 roku.
Często zadawane pytania (FAQ)
Czy konsument może zapłacić gotówką powyżej 15 000 zł? Tak, limit dotyczy wyłącznie transakcji między przedsiębiorcami. Konsumenci mogą płacić gotówką bez ograniczeń.
Co się stanie, jeśli przedsiębiorca zapłaci gotówką powyżej limitu? Nie będzie mógł zaliczyć całego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Sankcja dotyczy całej kwoty, nie tylko nadwyżki.
Czy płatność kartą płatniczą podlega limitowi? Nie, płatności kartą są traktowane jako bezgotówkowe i nie podlegają ograniczeniom.
Kiedy dokładnie wejdą w życie nowe przepisy UE? Planowane wejście w życie to 2027 rok, ale konkretna data będzie zależała od procesu implementacji w poszczególnych krajach.
Czy można łączyć płatność gotówką z bezgotówkową? Tak, ale jeśli łączna wartość transakcji przekracza 15 000 zł, część zapłacona gotówką nie będzie mogła być zaliczona do kosztów.
Jak obliczyć limit dla transakcji w euro? Należy przeliczyć kwotę według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji.
Zobacz także:
