Aby pracownik mógł wykorzystywać własny samochód do celów służbowych musi on podpisać z pracodawcą umowę cywilnoprawną. Do celów służbowych zaliczamy tylko przejazdy w obrębie miasta, w którym pracownik ma swoje miejsce pracy (wynika z umowy o pracę/zlecenie).

 

Sposób rozliczenia jazd lokalnych uzależniony jest od treści zawartej umowy cywilnoprawnej z pracownikiem i może następować poprzez:

  • wypłacenie ryczałtu, lub
  • wypłacenie środków na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki.

Obie formy rozliczania podlegają opodatkowaniu PIT.

 

Ryczałt

 

Ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Ryczałt wypłaca się na podstawie oświadczenia wypełnionego przez pracownika.

Oświadczenie to powinno zawierać następujące elementy:

  • dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
  • ilość przejechanych kilometrów
  • ilość dni nieobecności pracownika w danym miesiącu oraz ilość dni w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Na podstawie wskazanego oświadczenia dokonuje się odpowiedniego przeliczenia pamiętając, iż kwotę ustalonego ryczałtu pracodawca zmniejsza:

  • o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem służbowym bez względu na faktyczną ilość dni w miesiącu.

Wypłacona kwota ryczałtu stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy do wysokości limitu podanego w tabeli (kol. Ilość kilometrów). Kwota ta stanowi jednocześnie przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, wypłacona do wysokości limitu nie podlega naliczeniu składek ZUS.

 

 

Dane wzięte z:
1. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,
2. Rozporządzenia Ministra Transportu z dn. 23.10.2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

 

Kilometrówka – Ewidencja przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych

 

Warunkiem koniecznym jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez pracownika, która na koniec miesiąca zostaje potwierdzona przez pracodawcę.

Ewidencja przebiegu, o której mowa, powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko i imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy,
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km,
  • sumę wynikającą z przemnożenia kilometrów i stawki,
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Kwota zwrotu wynikająca z kilometrówki jest wypłacana pracownikowi po sprawdzeniu i zatwierdzeniu jej przez osobę za to odpowiedzialną, ale też nie powinna przekroczyć podanych w umowie limitów.

Kontakt

Logo LinkedIn Logo LinkedIn

Kamila Tołoczko

Kierownik działu księgowego TLhub, Członek Zarządu