W 2025 r. przedsiębiorców czeka planowana od lat zmiana, polegająca na wdrożeniu tzw. e-Doręczeń, czyli doręczeń elektronicznych, które docelowo mają zastąpić tradycyjną formę korespondencji z podmiotami publicznymi. Obowiązanymi do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych są m.in. przedsiębiorcy, w tym spółki handlowe.
Termin wdrożenia adresu do e-Doręczeń
Spółki zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. mają z kolei czas na wdrożenie e-Doręczeń do końca marca 2025 r.
Spółki rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym po 1 stycznia 2025 r. zobligowane są do założenia adresu do e-Doręczeń już podczas rejestracji spółki.
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 01 stycznia 2025 mają czas do 31 marca 2026 r.
Procedura uzyskania adresu do e-Doręczeń
W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r., adres do doręczeń można uzyskać na dwa sposoby. Pierwszym jest złożenie odpowiedniego wniosku na rządowej stronie gov.pl. Drugim, „automatycznym” sposobem, jest z kolei założenie adresu do e-Doręczeń przy okazji składania wniosku o wpis zmiany danych spółki lub jej rejestracji w KRS (za pośrednictwem systemu PRS lub S24).
Aby złożyć wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń na stornie gov.pl, należy wybrać i wypełnić odpowiedni wniosek (dostępny pod linkiem: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen). We wniosku należy wpisać dane spółki dla której zakładany jest adres do e-Doręczeń oraz dane administratora skrzynki do e-Doręczeń, czyli osoby zarządzającej tą skrzynką (imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL).
Do wniosku należy dołączyć dokument potwierdzający prawo do reprezentacji spółki, a w przypadku gdy wniosek składa pełnomocnik spółki – pełnomocnictwo wraz z opłatą skarbową. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, aby zacząć korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń, konieczna jest jej aktywacja przez administratora skrzynki. Film z instrukcją dotyczącą aktywacji skrzynki do e-Doręczeń, przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji, dostępny jest pod linkiem: https://www.youtube.com/watch?v=ZvpYE9J-s6c. Po dokonanej aktywacji, adres do e-Doręczeń zostaje wpisany do bazy adresów elektronicznych, co kończy całą procedurę.
Alternatywnym sposobem założenia adresu do e-Doręczeń jest tzw. „automatyczny” tryb złożenia wniosku, który polega na wypełnieniu odpowiednich pól we wniosku o zmianę danych lub rejestrację spółki w KRS. Tak samo jak w przypadku zakładania skrzynki do e-Doręczeń za pośrednictwem strony gov.pl, we wniosku składanym przez PRS lub S24, konieczne jest podanie danych administratora skrzynki do e-Doręczeń. Skrzynkę do e-Doręczeń należy następnie aktywować.
Niezależnie od wybranego trybu złożenia wniosku o założenie adresu do e-Doręczeń, wniosek ten jest wolny od opłat.
Skutki założenia adresu do e-Doręczeń
Wpis adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania przez podmioty publiczne korespondencji na ten adres. Oznacza to, że od momentu założenia adresu do e-Doręczeń, każdy urząd, instytucja, czy organ ze sfery publicznej, który wdrożył u siebie system e-Doręczeń (obecnie z m.in. organami administracji rządowej oraz jednostkami budżetowymi obsługującymi te organy, ZUS-em czy KRUS-em), będzie kontaktował się z podmiotem posiadającym adres do e-Doręczeń drogą elektroniczną. Komunikacja za pomocą e-Doręczeń działa przy tym w obie strony co oznacza, że posiadanie adresu do e-Doręczeń umożliwia zarówno odbieranie korespondencji od podmiotów publicznych, jak i wysyłanie do nich korespondencji.
