Jednym z najczęściej przytaczanych wśród przedsiębiorców źródeł dylematów i wątpliwości są zagadnienia dotyczące ewidencjonowania wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Niniejszy tekst ma na celu przybliżyć podstawowe kwestie z tym związane.
Uznanie samochodu za środek trwały
Warunkiem do tego koniecznym jest spełnienie kryteriów określonych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Odnosi się on do okresu użyteczności ekonomicznej powyżej 1 roku, kompletności, zdatności do użytku i przeznaczenia na potrzeby jednostki.
Uznany za środek trwały samochód wprowadza się do ewidencji bilansowej w jego wartości początkowej. Wartość wprowadzanego pojazdu ustalamy wg ceny nabycia.
Na wartość początkową składają się:
- Cena zakupu + koszty (np. kredytów bankowych czy pożyczek)
- Opłaty dodatkowe – koszty rejestracji czy też opłaty skarbowe lub celne.
Koszty amortyzacji
Samochód, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlega dla celów bilansowych amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne realizowane są drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Jeżeli wartość pojazdu nie przekracza 10 000 zł to przedsiębiorca może ująć zakup jednorazowo w kosztach lub poddać go jednorazowej amortyzacji, natomiast gdy wartość pojazdu przekracza te kwotę, pojazd należy amortyzować.
Co do zasady stawka amortyzacyjna wynosi:
- 20% nowe pojazdy (koszt zakupu rozłożony zostanie na 5 lat) ,
- 40% stawka indywidualna dla pojazdów używanych co najmniej 6 miesięcy przed nabyciem ( koszt rozłożony na 2,5 roku).
W ewidencji księgowej odpisy amortyzacyjne zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Podstawą ich naliczania jest wartość początkowa pojazdu, która figuruje na koncie 01 „Środki trwałe”. Można je ewidencjonować zapisem:
– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Amortyzacja) lub konto zespołu 5,
– Ma konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.
Ubezpieczenie samochodu
Dla użytkowanych pojazdów istnieje obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC, a także fakultatywnie ubezpieczenia AC oraz NNW. Co istotne, wydatki z tego tytułu nie są uwzględniane w wartości początkowej (nawet gdy zostały poniesione przed przyjęciem go do używania), lecz zaliczane bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. W oparciu o polisę ubezpieczeniową wartość składki podlega zapisowi na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe lub/i koncie w zespole 5.
Naprawy
Z faktu tego, iż pojazdy zaliczone do środków trwałych są używane dłużej niż rok, mogą wymagać nakładów na ich remont lub ulepszenie. Wydatkami na remont środków trwałych obciąża się z reguły koszty okresu, w którym je poniesiono. Zasadniczo wlicza się je do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Z tym że jeśli wystąpi remont nadzwyczajny, czyli taki, którego zadaniem jest usunięcie niekorzystnych skutków, jakie na środek trwały wywarły nagłe i nieprzewidziane zdarzenia, w tym także losowe (np. pożar), to odnosi się je do pozostałych kosztów operacyjnych.
Co istotne, wydatki na remont, wykonywany w celu nadania bądź przywrócenia kompletności i zdatności do użytkowania samochodu przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych (np. zakupionego jako pojazd używany), zwiększają jego wartość początkową.
Koszty eksploatacji
Wszystkie koszty wydatkowane w trakcie bieżącego użytkowania firmowego samochodu księgowane są w ciężar kosztów działalności podstawowej. Wśród wydatków eksploatacyjnych można wyróżnić m.in. wydatki związane z:
- nabyciem części zamiennych (również opon),
- usług wymiany oleju, tarcz i klocków hamulcowych, mycia pojazdu,
- okresowymi badaniami technicznymi,
- zakupem paliwa, płynu do spryskiwaczy, płynu hamulcowego.
W zależności od charakteru wydatku ewidencjonuje się go – łącznie z ewentualnym VAT niepodlegającym odliczeniu – na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie materiałów i energii bądź Usługi obce) lub koncie zespołu 5.
Skontaktuj się
