Zwrot zagranicznego VAT stanowi ważne zagadnienie dla przedsiębiorców działających na terenie Unii Europejskiej. Przedsiębiorcy podróżujący służbowo do innych państw członkowskich UE, powinni wiedzieć czy istnieje możliwość odzyskania uiszczonego podatku oraz czy stanowi on dla nich koszt uzyskania przychodu. Stąd też, poniżej przedstawiamy wybrane kwestie podatkowe związane z zagranicznym podatkiem VAT.
Kto może ubiegać się o zwrot zagranicznego VAT?
O zwrot mogą ubiegać się podmioty, które dokonywały zakupów za granicą, w ramach których naliczony został tzw. podatek od wartości dodanej (tożsamy z VAT, nazywany co do zasady „zagranicznym VAT-em”). Chodzi zarówno o nabycie towarów i usług na terytorium innego państwa członkowskiego UE, jak i o import towarów na terytorium innego państwa z UE.
Istotne jest, by dane nabycie było wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju. Zwrot nie przysługuje więc tym przedsiębiorcom, którzy prowadzą wyłącznie działalność zwolnioną z VAT (z pewnym wyjątkiem).
Wśród warunków jakie należy spełnić, wyróżniamy:
- brak siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu oraz niedokonywanie sprzedaży na terytorium kraju UE w którym dokonano zakupu;
- bycie podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT;
- niedokonywanie wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku (z wyjątkiem transakcji, o których mowa w art. 86 ust. 9 ustawy o VAT);
- niekorzystanie ze zwolnienia podmiotowego VAT.
Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu?
Zwrot zagranicznego VAT można uzyskać w przypadku wydatków udokumentowanych fakturą lub dokumentem importowym z tytułu:
- nabycia paliwa,
- wynajmu środków transportu,
- innych wydatków związanych ze środkami transportu,
- opłat drogowych i innych związanych z użytkowaniem dróg,
- kosztów podróży (opłaty za taksówki, transport publiczny),
- kosztów zakwaterowania,
- kosztów żywności, napojów i usług restauracyjnych,
- opłat za wstęp na targi, konferencje i wystawy,
- wydatków na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne,
- innych nabyć (takich jak narzędzia, części, naprawy, artykuły biurowe).
Należy pamiętać, że o ewentualnym zwrocie zagranicznego VAT z paragonu fiskalnego, decydują przepisy danego państwa członkowskiego UE.
Procedura ubiegania się o zwrot VAT
Polski podatnik wniosek o zwrot zagranicznego VAT (na formularzu VAT-REF) składa za pośrednictwem polskiego systemu e-Deklaracje do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.
Wniosek musi być podpisany podpisem kwalifikowanym. Z kolei termin na jego złożenie upływa 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy wniosek. Za datę złożenia wniosku uznaje się datę przyjęcia przez system e-Deklaracje (generowane jest UPO).
Co więcej, w zakresie VAT-REF nie ma zastosowania pełnomocnictwo UPL-1 (do podpisywania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej). W sytuacji ustanowienia pełnomocnika, należy złożyć pełnomocnictwo szczególne (PPS-1), o ile nie zostało złożone pełnomocnictwo ogólne (PPO).
Limity i okresy zwrotu zagranicznego VAT
Należy mieć na uwadze, iż zgodnie z art. 16 dyrektywy 2008/9/WE, okres zwrotu zagranicznego VAT nie może być dłuższy niż rok kalendarzowy ani krótszy niż 3 miesiące kalendarzowe. W przypadku, gdy podatnik złożył uprzednio wniosek za okres 10 miesięcy w roku, to przysługuje mu jednak wciąż uprawnienie do złożenia wniosku za okres 2 pozostałych miesięcy. Istotne jest wówczas, że wniosek za wspomniane 2 miesiące dotyczy tego samego roku kalendarzowego (jest dopełnieniem).
W zakresie wniosku, którego okres jest krótszy niż rok kalendarzowy, ale nie krótszy niż 3 miesiące, kwota zwrotu nie powinna być niższa niż 400 euro. Z kolei wnioski obejmujące okres roku kalendarzowego, składa się o ile kwota wnioskowanego zwrotu jest wyższa niż 50 euro.
Przykład: wartość zagranicznego VAT z tytułu zakupów w Hiszpanii wyniosła w minionym roku kalendarzowym 600 euro (w każdym miesiącu wystąpiły wydatki – okres dotyczy roku kalendarzowego a przekroczenie 50 euro jest spełnione). Oznacza to, że podatnik ma dostępne 2 opcje – złożyć wniosek jednorazowo za miesiące 1-12 bądź rozłożyć ubieganie się o zwrot na kilka wniosków. Jeśli któryś z wniosków będzie dotyczyć zaledwie 2 miesięcy spośród 12, limit 400 euro nie znajduje zastosowania.
Dołączenie skanów faktur oraz dokumentów celnych
Warto wskazać, iż wraz z wnioskiem o zwrot podatku, podmiot uprawniony musi przesłać zeskanowane faktury i/lub dokumenty celne, jeśli podstawa opodatkowania wskazana w danym dokumencie wynosi:
- równowartość co najmniej 250 euro w przypadku nabycia paliwa;
- równowartość co najmniej 1000 euro w pozostałych przypadkach.
Niektóre kraje UE wymagają jednak dołączenia do wniosku skanów faktur oraz dokumentów celnych każdorazowo.
Załącznik do wniosku musi spełniać następujące wymagania:
- maksymalny rozmiar pliku ZIP: 5 MB;
- archiwum ZIP może zawierać czarno-białe skany faktur i dokumentów celnych w formatach PDF, TIFF lub JPEG;
- skany w jakości 200 dpi;
- pliki nie mogą być szyfrowane ani zabezpieczone hasłem;
- załącznik musi zostać przesłany jednocześnie z wnioskiem.
Procedura po złożeniu wniosku o zwrot zagranicznego VAT
Jeżeli polski organ podatkowy potwierdzi uprawnienia do ubiegania się o zwrot, przekaże wniosek do odpowiedniego państwa członkowskiego w ciągu 15 dni kalendarzowych. Następnie państwo członkowskie zwrotu poinformuje o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w terminie:
- 4 miesięcy od jego otrzymania przez to państwo członkowskie;
- 2 miesięcy od dnia otrzymania dodatkowych informacji których to państwo zażądało, nie krócej niż 6 miesięcy od daty otrzymania wniosku przez to państwo zwrotu;
- 8 miesięcy od otrzymania wniosku przez to państwo członkowskie – w przypadku, gdy państwo członkowskie zwrotu żąda dalszych dodatkowych informacji.
Zwrot realizowany jest z kolei nie później niż w terminie 10 dni roboczych od upływu powyższych terminów, a za opóźnienia należne są odsetki za zwłokę.
Korespondencja dotycząca wniosku VAT-REF przebiega w oparciu o adres mailowy wskazany we wniosku. Jeśli jednak naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu, zostanie ono dostarczono zarówno pocztą tradycyjną, jak i na podany adres e-mail.
A co z kosztami uzyskania przychodów?
Należy ponownie wskazać, iż pojęcia podatku od wartości dodanej oraz podatku od towarów i usług są tożsame (tak m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 7 marca 2018 r. o sygn. akt I SA/Lu 1026/17 – orzeczenie prawomocne). Podatek od wartości dodanej jest odpowiednikiem polskiego podatku od towarów i usług, w związku z czym podatek od wartości dodanej obowiązujący na terenie krajów Unii Europejskiej powinien podlegać tym samym regulacjom podatkowym przewidzianym w ustawie o PIT (odpowiednio o CIT), które przewidziano wobec podatku VAT obowiązującego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Obie ustawy o podatkach dochodowych wykluczają możliwość zaliczania do kosztu uzyskania przychodów podatku od towarów i usług oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej w sytuacji, gdy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Mowa o przepisach – art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT.
Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.50.2024.2.MC z 16 kwietnia 2024 r., potwierdził, że przedsiębiorcy nie mogą ujmować w kosztach uzyskania przychodów wydatków zagranicznych, takich jak paliwo, opłaty za autostrady czy parkingi, w kwotach brutto. Wydatki te należy wykazywać w kwotach netto, ponieważ ustawa o PIT wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych podatku od towarów i usług oraz tożsamego z nim podatku od wartości dodanej nakładanego na terenie innych państw członkowskich Unii Europejskiej.
Analogicznie w interpretacji z dnia 17 marca 2025 r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.923.2024.2.AG, stwierdzono, iż nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na paliwo zakupionych poza granicami kraju w kwotach brutto.
Warto dodać, że brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku od wartości dodanej, dotyczy zarówno przypadku, gdy podatnik występował o jego zwrot, jak i sytuacji, gdy nie skorzystał z takiego prawa. Takie podejście jest prezentowane także w orzecznictwie. Między innymi w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 maja 2018 r. o sygn. akt II FSK 926/16. Wynikające z przepisów wskazanie, iż podatek naliczony jest kosztem uzyskania przychodów w tej części, w której zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, nie obejmuje sytuacji w której podatnik nie skorzystał z przysługującego mu prawa do wystąpienia o zwrot.
Czy należy rozpoznawać przychód?
W sytuacji gdy otrzymano zwrot zagranicznego podatku VAT, nie powinno się rozpoznawać przychodu podatkowego.
Potwierdzeniem powyższego jest m.in. interpretacja indywidualna z dnia 21 czerwca 2023 r. o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.492.2023.2.MT. Wynika z niej, że w przypadku zwrotu podatku od wartości dodanej od zagranicznych zakupów, zwrotu podatku nie rozpoznaje się jako przychodu do opodatkowania. To oznacza, że zwrot jest neutralny podatkowo.
Organy wskazują w tej kwestii na brzmienie art. 14 ust. 1 ustawy o PIT (odpowiednio art. 12 ust. 4 pkt 9 ustawy o CIT). Zgodnie z tymi przepisami, do przychodów nie zalicza się bowiem należnego podatku od towarów i usług.
Podsumowanie
Zwrot podatku od wartości dodanej pozwala podatnikom przede wszystkim na zachowanie neutralności, kiedy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą są dokonywane zakupy towarów i usług w innych państwach członkowskich UE. Kluczowe jest jednak spełnienie określonych warunków oraz terminowe i prawidłowe złożenie wniosku (VAT-REF).
W zakresie podatków dochodowych, nawet jeśli podatnik nie zdecyduje się na skorzystanie z możliwości zwrotu w ramach procedury VAT-REF, nie oznacza to, że wartość podatku może zostać ujęta w kosztach uzyskania przychodów. Zarówno w przypadku nieskorzystania z prawa do zwrotu, jak i wnioskowania o zwrot, podatek od wartości dodanej nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, z kolei w sytuacji otrzymania zwrotu, kwota ta nie będzie również stanowiła przychodu podatkowego.
W przypadku pojawiających się pytań i wątpliwości, zarówno w sferze procedury VAT-REF, jak i we wszelkich kwestiach podatkowych – zachęcamy Państwa serdecznie do kontaktu.
