W przypadku niedawnej zmiany adresu zamieszkania lub założenia nowego konta w banku, w celu zapewnienia m.in. sprawnego zwrotu nadpłaty podatku, konieczne jest przekazanie zaktualizowanych danych do urzędu skarbowego.
Formularz ZAP-3 (zgłoszenie aktualizacyjne) służy osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej do bezpłatnego powiadomienia urzędu skarbowego o zmianie podstawowych danych osobowych, adresowych i bankowych.
Formularz jest przeznaczony wyłącznie dla osób fizycznych, które spełniają łącznie poniższe warunki:
- Posiadają numer PESEL jako identyfikator podatkowy.
- Nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej.
- Nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT.
- Nie są płatnikami podatków ani składek na ubezpieczenia społeczne/zdrowotne.
Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą nie korzystają z formularza ZAP-3. Aktualizacji danych dokonują wyłącznie poprzez zmianę wpisu w CEIDG (formularz CEIDG-1), z którego nowe informacje są automatycznie przekazywane do urzędu skarbowego.
Sposoby i termin złożenia
Formularz zgłoszenia aktualizacyjnego ZAP-3 można złożyć do właściwego urzędu skarbowego na kilka sposobów:
- za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy (po zalogowaniu m.in. Profilem Zaufanym, aplikacją mObywatel lub bankowością elektroniczną) z wykorzystaniem dedykowanego formularza
- poprzez platformę ePUAP jako dokument w formie pliku PDF, opatrzony podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.
- wysyłając papierowy, podpisany formularz listem poleconym na adres odpowiedniego urzędu (jako oficjalna data złożenia jest traktowana data stempla pocztowego Poczty Polskiej).
- składając wypełniony dokument bezpośrednio w punkcie obsługi klienta urzędu skarbowego. Wskazane jest przedłożenie formularza w dwóch egzemplarzach w celu uzyskania urzędowego potwierdzenia przyjęcia na kopii podatnika.
Formularz ZAP-3 nie ma narzuconego sztywnego terminu w kalendarzu podatkowym. Składa się go w dowolnym momencie, niezwłocznie po zaistnieniu zmiany danych (np. przeprowadzce pod nowy adres, otwarciu nowego konta osobistego) lub w sytuacji, gdy chcemy je zaktualizować (np. przed oczekiwanym zwrotem nadpłaty podatku).
Zmiana nazwiska po ślubie a obowiązek złożenia ZAP-3
Po zmianie nazwiska w wyniku zawarcia związku małżeńskiego osoby fizyczne posługujące się numerem PESEL z reguły nie mają obowiązku składania zgłoszenia aktualizacyjnego ZAP-3. Proces ten odbywa się w pełni automatycznie, ponieważ urząd skarbowy pobiera nowe dane bezpośrednio z Rejestru Dowodów Osobistych oraz rejestru PESEL po sporządzeniu aktu małżeństwa i wyrobieniu nowego dowodu osobistego. Dzięki takiemu przepływowi informacji podatnik zwolniony jest z dodatkowych formalności i nie musi wypełniać ani składać żadnych wniosków wyłącznie w celu poinformowania urzędu o zmianie samego nazwiska.
Struktura formularza ZAP-3
Nagłówek: Identyfikator podatkowy (PESEL).
Część A. MIEJSCE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA (Wskazanie Naczelnika Urzędu Skarbowego, do którego kierowany jest formularz).
Część B. DANE AKTUALIZOWANE:
- B.1. Dane identyfikacyjne: Nazwisko, Pierwsze imię, Data urodzenia, a także Imiona rodziców (ojca i matki). Wypełnia się je również po to, by urząd mógł prawidłowo zidentyfikować podatnika.
- B.2. Adres miejsca zamieszkania: Wskazanie kraju, województwa, powiatu, gminy, ulicy, numeru domu/lokalu, miejscowości i kodu pocztowego.
- B.3. Dane kontaktowe: Sekcja nieobowiązkowa na podanie telefonu i e-maila, a także ewentualnego adresu do korespondencji (B.3.2), jeśli jest inny niż adres zamieszkania.
- B.4. Rachunek osobisty do zwrotu podatku lub nadpłaty: W tej rubryce wpisuje się kraj siedziby banku, pełną nazwę banku (lub SKOK) oraz pełny numer rachunku (IBAN). Znajduje się tu także pole na rezygnację z wcześniej zgłoszonego rachunku.
Część C. PODPIS SKŁADAJĄCEGO ZGŁOSZENIE / OSOBY REPREZENTUJĄCEJ SKŁADAJĄCEGO ZGŁOSZENIE: Imię i nazwisko osoby składającej, data wypełnienia oraz własnoręczny podpis.
Wypełniony formularz ZAP-3 należy przekazać do urzędu skarbowego właściwego ze względu na aktualne miejsce zamieszkania podatnika. Druk służy do zgłaszania i aktualizacji danych, takich jak adres zamieszkania, dane kontaktowe czy numer rachunku bankowego do zwrotu podatku.
Zmiana danych w e-US
W serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) nie ma potrzeby pobierania ani wypełniania tradycyjnego druku PDF ZAP-3. Całą aktualizację wykonuje się bezpośrednio w profilu użytkownika za pomocą interaktywnego formularza.
Należy wejść na portal podatki.gov.pl, przejść do serwisu e-Urząd Skarbowy i zalogować się (np. przez Profil Zaufany, aplikację mObywatel, e-Dowód lub bankowość elektroniczną).
Kolejnym krokiem po zalogowaniu jest przejście do panelu nawigacyjnego po lewej stronie ekranu. Należy tam kliknąć zakładkę Dokumenty, a następnie z rozwiniętego podmenu wybrać opcję Złóż dokument, co pozwoli przejść do wyszukiwarki formularzy
Następnie z listy dokumentów należy wybrać dokument „Zgłoszenie ZAP-3”
W kroku 1 należy wybrać właściwy urząd skarbowy, do którego zgłoszenie ZAP-3 jest kierowany
W kroku 2 należy wypełnić dane podatnika:
Następnie w kroku 3 dane adresowe:
W kroku 4 należy wypełnić dane kontaktowe:
- Numer telefonu
- Fax
- Adres e-mail
W kroku 5 należy podać numer rachunku osobistego m. in. do zwrotu nadpłaty podatku
Uwaga: zgłaszany rachunek bankowy (numer IBAN) musi należeć do podatnika (być jego własnością lub współwłasnością np. z małżonkiem). Podanie numeru konta osoby trzeciej spowoduje odrzucenie zgłoszenia.
W kroku 6 należy sprawdzć wypełnione dane i zaakceptować klikając Akceptuj i wyślij.
Krok 7 to po pomyślnym wysłaniu formularza należy przejść z menu głównego do zakładki Dokumenty a następnie Wysłane i pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dokument ten stanowi jedyny oficjalny i prawny dowód na to, że zgłoszenie wpłynęło do urzędu skarbowego. Możliwe jest również pobranie samego ZAP-3.
Aktualizacja danych na druku ZAP-3 to bezpłatna formalność, którą najszybciej zrealizujesz w serwisie e-Urząd Skarbowy. Warto zadbać o to jeszcze przed złożeniem rocznego PIT, co zagwarantuje sprawny zwrot nadpłaty podatku oraz bezproblemowy kontakt z urzędem.
W przypadku trudności z aktualizacją danych lub pytań dotyczących rozliczeń podatkowych, zapraszamy do kontaktu.
