Spis z natury, czyli inwentaryzacja lub remanent to dokument, który odzwierciedla stan zasobów firmy na dany dzień. Przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzać spis z natury w określonych, opisanych poniżej przypadkach. Pozwala on oszacować wartość towarów handlowych, materiałów oraz innych składników majątkowych przedsiębiorstwa. Głównym celem sporządzania spisu jest precyzyjne określenie faktycznego dochodu i aktualizacja zapisów księgowych. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorstw korzystających z podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Kiedy należy sporządzić spis z natury?
Kiedy przedsiębiorca prowadzący KPiR ma obowiązek sporządzenia spisu z natury?
- Spis z natury należy wykonać w dniu rozpoczęcia działalności.
- W ostatnim dniu roku podatkowego.
- 1 stycznia każdego roku (chyba że rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym – wtedy wystarczy przepisać spis z dnia poprzedniego, czyli 31 grudnia).
- Przy zmianie wspólników lub zmiany proporcji ich udziałów.
- W momencie likwidacji działalności gospodarczej, tzw. remanent likwidacyjny.
Przedsiębiorca ma także obowiązek przygotować spis z natury na wniosek urzędu. Urząd skarbowy ma prawo zażądać spisu z natury w dowolnym momencie w trakcie roku podatkowego. Służy to kontrolowaniu prawidłowości księgowości oraz zgodności deklarowanych dochodów ze stanem faktycznym posiadanych towarów. Pamiętajmy o regularnym wykonywaniu tego obowiązku i przestrzegajmy terminów, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.
Kto musi robić spis z natury?
Jak już wspomnieliśmy nieco wyżej obowiązek sporządzenia spisu z natury towarów handlowych, półproduktów, a nawet odpadów i braków mają przedsiębiorcy prowadzący działalność na podstawie księgi przychodów i rozchodów i rozliczający się podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych. Nie ma więc znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę, a to, jaką formę opodatkowania wybrałeś. Od początku 2019 obowiązek sporządzania spisu z natury nie dotyczy przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem. Wyjątkiem od tej reguły jest jedynie remanent likwidacyjny, który dotyczy także firm rozliczających się w ten sposób.
Firmy typowo usługowe, które nie posiadają towarów handlowych, półproduktów, surowców itp. ale prowadzą KPiR również muszą wykonać spis z natury. Jest to tzw. zerowy spis z natury – mimo że ma wartość zerową i tak należy go uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Czego dotyczy spis z natury?
Inwentaryzacja wykonywana na koniec roku powinna zawierać informacje o:
- towarach handlowych,
- materiałach (surowcach),
- półproduktach,
- artykułach w trakcie produkcji,
- brakach magazynowych i odpadach.
Spis z natury wykonywany na koniec roku nie obejmuje wyposażenia firmy ani środków trwałych. Te pozycje muszą jednak znaleźć się w spisie z natury wykonywanym w związku z likwidacją działalności.
Jakie elementy musi zawierać spis z natury?
Dokument inwentaryzacyjny powinien zawierać szereg elementów, w tym:
- imię i nazwisko właściciela oraz nazwę firmy,
- datę sporządzenia,
- numer przypisany każdej pozycji,
- szczegółowe określenie towaru (nazwa, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa oraz łączną wartość z dnia sporządzenia spisu),
- łączną wartość spisu,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy.
Wpisując w wyszukiwarkę „spis z natury wzór” bez problemu znajdziesz gotowe dokumenty do pobrania. Zwróć jednak uwagę na to, czy znajdują się na nim wszystkie składniki wymienione powyżej.
Jak wycenić towary ze spisu z natury?
Wycena składników spisu z natury powinna być zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości, co gwarantuje rzetelność oraz przejrzystość finansową przedsiębiorstwa. Dla płatników VAT kluczowe jest uwzględnianie wartości netto, natomiast dla firm niepłacących VAT, czyli „nievatowców”, istotne są wartości brutto. Wynika to z konieczności precyzyjnego rozliczenia podatkowego.
Nie mniej ważnym aspektem jest dokładne oszacowanie wartości rynkowej każdego przedmiotu w spisie. Szczególnie w przypadku, gdy jest ona aktualnie znacznie wyższa niż pierwotne ceny nabycia. Taka wycena towarów powinna odzwierciedlać aktualne ceny zakupu czy nabycia na rynku lub w przypadku artykułów własnoręcznie wykonanych obejmować koszty użytych w toku produkcji materiałów. Odpady warto wyceniać według ich przydatności użytkowej, co umożliwia realistyczną ocenę ich potencjalnej sprzedaży.
Problemy przy określeniu wartości sprawiają często materiały częściowo zużyte – np. niepełne opakowanie używanego w firmie preparatu. Problem ten doczekał się oficjalnej interpretacji Dyrektora Izby skarbowej w Bydgoszczy z dnia 26.10.2012 r., sygn. ITPB1/415-870/HD – materiały częściowo zużyte należy wyceniać, tak jak gdyby były pełne.
Spis z natury a podatek
Zgodnie z § 26 ust. 5 rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenie KPiR:
„Wartość spisu z natury [...], pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody”
Z punktu widzenia zobowiązań podatkowych mniejsza wartość remanentu na koniec roku jest korzystniejsza dla przedsiębiorcy. Wysoka wartość spisu z natury zwiększa bowiem dochód przedsiębiorstwa i płacony od niego podatek. Jest to jeden z powodów świątecznych i noworocznych wyprzedaży organizowanych przez wiele firm handlowych.
Dlaczego jeszcze spis z natury jest ważny?
Spis z natury odgrywa istotną rolę, gdyż umożliwia precyzyjne określenie stanu majątku firmy. Bezpośrednio wpływa to na wyliczenie podatku dochodowego. Ewentualne błędy w spisie mogą prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń rocznych, co z kolei niesie ze sobą ryzyko konsekwencji prawnych, takich jak postępowania administracyjne za wykroczenia skarbowe.
Dodatkowo spis z natury pozwala na wykrycie:
- błędów księgowych przy sprzedaży lub zakupie towarów,
- braków magazynowych;
- ewentualnych nadużyć pracowników;
- produktów niezdatnych do dalszego użytkowania, np. przeterminowanych lub uszkodzonych w czasie magazynowania.
Jak sporządzić spis z natury krok po kroku?
Aby skutecznie przeprowadzić spis z natury, należy przestrzegać kilku kluczowych kroków. Na początek trzeba opracować arkusz inwentaryzacyjny, zawierający dane przedsiębiorstwa oraz szczegółowe informacje o zasobach.
Arkusz można wypełnić ręcznie lub skorzystać z narzędzi komputerowych, takich jak Excel. Wprowadzając dane do komórek Excela, możemy automatycznie przemnożyć ilość towaru i obliczyć jego łączną wartość. Takie rozwiązania pozwalają zaoszczędzić czas i minimalizują ryzyko pomyłek. Kolejnym etapem jest dokładne przeliczenie wszystkich składników majątku oraz przypisanie im wartości jednostkowych i całościowych. Każda pozycja powinna być jasno i precyzyjnie opisana. Na zakończenie dokument musi zostać podpisany przez osoby sporządzające oraz właściciela firmy, co potwierdza jego zgodność z wymogami prawnymi. Taki proces nie tylko pozwala na precyzyjne oszacowanie stanu majątku przedsiębiorstwa, ale także wspiera zarządzanie finansami poprzez aktualizację zapisów księgowych i ułatwia kalkulację podatków dochodowych.
Jakie narzędzia i programy można wykorzystać do inwentaryzacji?
Podczas inwentaryzacji można używać różnych narzędzi i oprogramowania, które ułatwiają zadanie oraz minimalizują możliwość pomyłek. Jednym z chętnie stosowanych rozwiązań jest Excel. Umożliwia on tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, które automatycznie sumują wartości, co znacznie usprawnia cały proces.
- poza Excelem dostępne są także specjalistyczne programy do spisu z natury, tego rodzaju narzędzia prowadzą użytkownika krok po kroku przez wszystkie etapy procesu, oferując większą dokładność dzięki wbudowanym mechanizmom walidacyjnym.
- Kolejną możliwością są elektroniczne systemy zarządzania zasobami, wykorzystujące etykiety z kodami kreskowymi bądź tagi RFID do szybkiego i precyzyjnego śledzenia przedmiotów. Te technologie stosowane są zwykle w większych firmach i umożliwiają błyskawiczne skanowanie oraz natychmiastową aktualizację danych dotyczących stanu majątku.
Wybór właściwych narzędzi uzależniony jest od specyfiki firmy oraz jej potrzeb związanych z zarządzaniem zasobami. Nowoczesne technologie w inwentaryzacji zwiększają efektywność pracy i redukują błędy w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa.
Szukasz środków na wdrożenie nowoczesnych technologii w swoim przedsiębiorstwie? Sprawdź ulgi na innowacje i rozwój, np:
Jakie są konsekwencje błędów w spisie z natury?
Błędy w spisie z natury mogą mieć poważne konsekwencje. Nieprawidłowe dane prowadzą do błędnego obliczenia podatku dochodowego, co wpływa na całoroczne rozrachunki finansowe przedsiębiorstwa. Takie sytuacje są ryzykowne, ponieważ mogą prowadzić do postępowań administracyjnych za naruszenia skarbowe. Firmom grożą kary finansowe, takie jak mandaty oraz konieczność wprowadzania poprawek w dokumentacji księgowej.
Poprawianie pomyłek wymaga czasu i wysiłku, co dodatkowo obciąża dział księgowy. Niepoprawny spis oddziałuje także na stabilność finansową firmy przez niedokładne monitorowanie zasobów, utrudniając zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa. Aby uniknąć takich problemów, kluczowa jest precyzyjna inwentaryzacja i regularna aktualizacja zapisów księgowych zgodnie z rzeczywistym stanem towarów oraz materiałów. Dokładna dokumentacja pomaga omijać potencjalne problemy prawne i zapewnia spokojną współpracę z organami podatkowymi.
Jak przekazać spis z natury do Urzędu Skarbowego?
Arkusze spisu z natury nie są dokumentami, które należy przekazywać do Urzędu Skarbowego. Służą one jako wewnętrzne narzędzie księgowe, umożliwiające precyzyjne obliczenie należnego podatku. Jednak w przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas spisu, konieczne staje się wprowadzenie poprawek. Takie działania gwarantują zgodność z przepisami podatkowymi i pomagają uniknąć kłopotów prawnych związanych z błędami księgowymi.
Czytaj także:
