Jednym z ważnych wyborów, przed którymi stoją księgowi jest wybór, które konta chcą uwzględnić w planie kont danej firmy. Do wyboru są koszty zespołu 4, czyli koszty układu rodzajowego i koszty zespołu 5, czyli koszty układu funkcjonalnego. Jest to o tyle ważny wybór, że każdy z nich ma swoje wady i zalety, a także od ich obecności zależy to w jakim wariancie będziemy potem generować rachunek zysków i strat – w wariancie porównawczym (przy kontach zespołu 4) lub kalkulacyjnym (przy kontach zespołu 5).
Koszty w układzie rodzajowym są prostsze do odróżnienia. W ich składzie mamy łącznie 7 kont głównych, czyli: “Zużycie materiałów i energii”, “Amortyzacja”, “Usługi obce”, “Podatki i opłaty”, “Wynagrodzenia”, “Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i “Pozostałe koszty rodzajowe”. Nazwy tych kont mniej więcej jasno wskazują co na nich jest księgowane. Niestety dostarczają one informacje jedynie o rodzaju ponoszonych kosztów i nie pozwalają na przeprowadzenie szczegółowej analizy kosztów.
Koszty układu funkcjonalnego są nieco bardziej skomplikowane. W ich skład wchodzą konta “Koszty działalności podstawowej”, “Koszty działalności pomocniczej”, “Koszty ogólnego zarządu”, “Koszty wydziałowe”, “Koszty zakupu” i “Koszty sprzedaży”. Jak widać tu podział nie jest już tak prosty i trzeba dokładnie wiedzieć czego dotyczy dany koszt, żeby wiedzieć do jakiego konta go przypisać. Przykładowo, jeżeli mamy zaksięgować fakturę za najem biura, w którym mieści się administracja, to koszt przypiszemy do kosztów ogólnego zarządu. Jeżeli natomiast będziemy mieli do zaksięgowania fakturę za najem hali produkcyjnej, to już wpiszemy ten koszt do kosztów wydziałowych.
Prowadząc ewidencję kosztów w tym układzie mamy duże pole do popisu jeśli chodzi o analizę struktur kosztów i może być on przydatny m. in. do wyliczenia jednostkowego kosztu wytworzenia produktu, co pozwoli nam dobrze ustalić cenę sprzedaży naszych wyrobów. Mimo wielu pomocnych cech tego układu, jego największym minusem jest to jak wiele pracy wymaga prowadzenie go.
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, doświadczeni księgowi wybierają, która opcja jest najlepsza dla konkretnej firmy i wiedzą jak to wszystko poprowadzić, aby wszystkie niezbędne informacje na temat działalności przedsiębiorstwa trafiły do osób, które ich potrzebują. Jeżeli księgowy lub księgowa nie jest w stanie zdecydować, który układ będzie lepszy w konkretnej firmie, to dobrym pomysłem może być też ujęcie w planie kont zarówno kont z zespołu 4 jak i 5. Wtedy podczas księgowania kosztów uwzględnia się je na odpowiednim koncie zespołu 4 i następnie przeksięgowuje na właściwe konto zespołu 5 za pośrednictwem konta “Rozliczenie kosztów”. Kolejnym dobrym aspektem tego rozwiązania jest możliwość wyboru w jakim wariancie będzie generowany rachunek zysków i strat – wybieramy po prostu ten, na którym wygodniej się pracuje.
Podsumowując: jeżeli przedsiębiorstwo potrzebuje bardzo szczegółowych raportów dotyczących kosztów, to lepiej jest pracować na kosztach układu funkcjonalnego (lub obu jednocześnie), ale jeżeli nie ma takiej potrzeby to można ze spokojem pracować jedynie na układzie rodzajowym.
Nasz zespół księgowy może pomóc Państwu w doborze odpowiedniego systemu ewidencjonowania, jak i prowadzeniu księgowości. Zapraszamy do kontaktu!
Skontaktuj się
