Publikacja wizerunku pracowników na stronie pracodawcy lub w portalach społecznościowych takich jak np. LinkedIn czy Facebook jest coraz częstszą praktyką. Z całą pewnością jest to świetne narzędzie do budowania marki, promocji produktów oraz usług. Należy jednak pamiętać o wymogach, jakie należy spełnić na gruncie przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych („RODO”) oraz Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o Prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Ramy prawne
Umieszczanie przez pracodawcę zdjęć przedstawiających wizerunek pracowników poprzedzone musi zostać udzieleniem przez pracownika stosownej zgody, która jest wymagana nie tylko na podstawie RODO (art. 6 ust. 1 lit. a), ale także na gruncie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (art. 81 ust. 1). Zgoda nie jest wymagana na gruncie Prawa autorskiego, jeśli pracownik otrzymał za pozowanie zapłatę i nie zastrzegł, że nie udziela zezwolenia na wykorzystywanie jego wizerunku.
Forma oraz zakres zgody
Przepisy nie określają formy w jakiej zgoda musi zostać wyrażona. Pracodawca jednak powinien być w stanie wykazać, że posiada stosowne upoważnienie, zatem warto zgodę odebrać chociażby na piśmie lub w formie interaktywnego formularza z przypisanym adresem e-mail pracownika. Sama treść zgody powinna określać m.in. cel oraz zakres planowanego wykorzystywania wizerunku, a także informować pracownika o możliwości jej wycofania. Co ważne, cofnięcie zgody ma skutek na przyszłość, zatem nie spowoduje, że pracodawca będzie zmuszony do usunięcia dotychczasowych publikacji czy materiałów promocyjnych, w których wizerunek pracownika zamieścił. Należy mieć na uwadze, że wyrażenie przez pracownika zgody musi być dobrowolne. Jakakolwiek ingerencja pracodawcy w tym zakresie powodować będzie nieważność tak udzielonej zgody.
Klauzula informacyjna
Istotną kwestią, o której także należy pamiętać jest spełnienie obowiązku informacyjnego na gruncie RODO. Wizerunek pracownika stanowi daną osobową, konieczne jest zatem przekazanie pracownikowi w momencie pobierania od niego zgody klauzuli informacyjnej spełniającej wszystkie wymogi przewidziane w art. 13 RODO (podać należy m.in.: tożsamość administratora, cele oraz podstawę prawną przetwarzania, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego).
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani przygotowaniem zgodnej z prawem dokumentacji pozwalającej na wykorzystanie wizerunku pracowników – zachęcamy do kontaktu.
Nasz doświadczony zespół z chęcią wspomoże Państwa w tym zakresie.
Skontaktuj się
