Na kwietniowym posiedzeniu Rady Ministrów przyjęto projekt ustawy o ochronie sygnalistów, która miała zaimplementować do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. 25 września oficjalnie weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na firmy obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych. Aby zapewnić ochronę sygnalistom, ustawodawca nałożył na pracodawców dodatkowe obowiązki, w tym konieczności wdrożenia systemu zgłaszania przez zatrudnione osoby naruszeń prawa.
Ochrona sygnalistów – co to takiego i kim jest sygnalista (whistleblower)?
Zanim przejdziemy do szczegółowego opisu ustawy, wyjaśnijmy, kim jest sygnalista w firmie. Wspomniana dyrektywa wskazuje, że to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą.
Sygnalista jest najczęściej pracownik, ale może być to także kandydat do pracy, kontrahent, podwykonawca, a nawet konsument.
Dyrektywa whistleblowing wymienia trzy podstawowe grupy naruszeń prawa, które powinny zostać objęte szczególną ochroną:
- Działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem i dotyczą m.in. kwestii praw obywatelskich, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, korupcji, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, zdrowia publicznego, ochrony prywatności danych osobowych itp. Pełny wykaz działań znajduje się na stronie EUR-Lex.
- Naruszenia, które mają wpływ na interesy finansowe Unii Europejskiej.
- Naruszenia, które dotyczą rynku wewnętrznego Unii Europejskiej.
25 września weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która obejmuje równie szeroki katalog zgłoszonych naruszeń. Ustawodawca pozostawił jednak pewną swobodę w zakresie ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych. Organizacje zyskały możliwość rozszerzenia zakresu zgłoszeń naruszenia prawa o naruszenia wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych. W związku z tym zachodzi konieczność zintegrowania polityki organizacji i procedury zgłoszeń wewnętrznych z procedurą zgłaszania naruszeń prawa w oparciu o ustawę.
Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów znajdują zastosowanie w stosunku do podmiotów prawnych, na rzecz których (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku) pracę zarobkową świadczy co najmniej 50 osób. W organach jednostek samorządu terytorialnego przepisy znajdują zastosowanie, gdy liczba osób zamieszkałych na terenie danej gminy lub powiatu liczy co najmniej 10 000 mieszkańców.
Z kolei ochroną objęci są nie tylko aktualni pracownicy, ale także osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy bądź już po jego ustaniu. Co za tym idzie, jeżeli dokonania zgłoszenia dokonał stażysta, wolontariusz czy zleceniobiorca, również może liczyć na ochronę.
Od kiedy obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 roku. Od tego czasu w firmach funkcjonuje systemy przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Z dniem 25 grudnia 2024 roku zaczną obowiązywać przepisy ustawy związane ze zgłoszeniami zewnętrznymi. Do tego czasu Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne muszą wdrożyć systemy, które umożliwią przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych.
Na czym polega ochrona sygnalistów?
Wejście w życie nowych przepisów wiąże się z szeregiem nowych obowiązków, takich jak opracowanie i wdrożenie przez pracodawców wewnętrznej procedury zgłaszania działań naruszających prawo lub stanów niezgodnych z prawem. Poprzez naruszenie rozumie się każde działanie mające na celu obejście prawa lub związane z zaniechaniem prawa w obszarach wskazanych w ustawie. Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych ma w założeniu projektodawców ułatwić wykrywanie naruszeń oraz pomóc w ich eliminacji.
Sygnaliści mają do dyspozycji trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości:
- za pomocą procedury zgłoszeń wewnętrznych (kanał pierwszego wyboru dla sygnalisty);
- za pomocą procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (zgłoszenie do konkretnego organu publicznego);
- ujawnienie publiczne (przekazanie informacji do wiadomości publicznej za pomocą środków masowego przekazu).
Ustawa o ochronie sygnalistów zakłada także możliwość dochodzenia przez sygnalistę od zatrudniającego go podmiotu odszkodowania, jeżeli po dokonaniu zgłoszenia podmiot ten zastosował wobec sygnalisty działania odwetowe (np. wstrzymanie awansu lub niesprawiedliwe traktowanie). Wysokość odszkodowania wynosi co najmniej jednokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku (obecnie wysokość odszkodowania wynosiłaby zatem co najmniej 7155,48 zł).
Jak powinna wyglądać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Dwa główne sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują przekazywanie zgłoszeń ustnie lub pisemnie (elektronicznie lub tradycyjnie). Organizacja, która jest zobligowana do wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych, musi podjąć następujące kroki:
- przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę;
- ewidencjonować zgłoszenia wewnętrzne;
- sporządzić dokumentację umożliwiającą prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
- zadbać o przestrzeganie wymogów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych.
Podmiot prawny może prowadzić postępowania wyjaśniające we własnym zakresie (po powołaniu zespołu specjalistów) lub scedowania tego obowiązku na zewnętrzną organizację.
Uwaga! Ostateczny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekraczać 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
Najczęstsze pytania i odpowiedzi
Kto jest zobowiązany do utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych?
Obowiązek dotyczy podmiotów, dla których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Szczegółowy wykaz podmiotów prawnych, objętych tym obowiązkiem niezależnie od wielkości zatrudnienia, można znaleźć w zapisach ustawy o ochronie sygnalistów.
Kto to jest sygnalista?
W dużym skrócie to każda osoba w pewien sposób związana z podmiotem, który dopuścił się naruszenia prawa Unii Europejskiej lub przepisów krajowych.
Do kiedy należy wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Wdrożenie systemu zgłoszeń wewnętrznych powinno nastąpić do końca 2024 roku. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przekazało, że sankcje za brak tej procedury będą nakładane od 1 stycznia 2025 roku.
Interesujesz się kwestiami zmian w prawie i prowadzenia firmy? Zobaczy także:
