Każdy pracodawca, który deleguje swojego pracownika na podróż służbową, jest zobowiązany do poniesienia niezbędnych kosztów związanych z tym przedsięwzięciem. Rozliczenie delegacji powinno obejmować pokrycie kosztów tj. dieta, wyżywienie, nocleg czy przejazd.

 

Obliczanie diety

 

Dieta przeznaczona jest na wyżywienie oraz inne drobne wydatki pracownika. Jej wysokość różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa, np.

  • Niemcy – 42 EUR,
  • Francja – 45 EUR,
  • Słowacja – 33 EUR.

Wysokość diety zależy również od czasu przebywania za granicą na delegacji:

  • do 8 godzin- dieta w wysokości ⅓ podstawy;
  • od 8 do 12 godzin- dieta w wysokości ½ podstawy;
  • ponad 12 godzin- pełna wysokość diety.

Nocleg oraz dojazdy

 

Zwrot kosztów za nocleg następuje po okazaniu rachunków przez pracownika, jednak gdy nie zostaną dostarczone takie dokumenty, pracownikowi przysługuje jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Co ważne limit ten zależy od kraju, do którego odbywa się podróż służbowa.

 

Jeśli chodzi o dojazdy, rozlicza się je identycznie jak w przypadku delegacji krajowej. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z dojazdami w wysokości jednej diety obowiązującej w danym kraju.

 

Inne wydatki w podróży służbowej

 

Pracownik może się również ubiegać o zwrot kosztów bagażu do 30 kg podczas podróży samolotem, ale jest to możliwe jedynie gdy podróż trwa ponad 30 dni lub podróż odbywa się do państwa spoza Unii Europejskiej.

 

Możliwy jest również zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem oraz zakupionymi, niezbędnymi  lekami.

 

Rozliczenie delegacji zagranicznej

 

Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej. Za zgodą pracownika może być ona również wypłacona w walucie krajowej.

Delegację zagraniczną należy rozliczyć w terminie do 14 dni po jej zakończeniu. Rozliczenie delegacji wykonuje się w walucie krajowej, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według średniego kursu NBP na dzień wydania zaliczki.

 

W razie dodatkowych pytań oraz wątpliwości, zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół z pewnością odpowie na wszystkie nurtujące kwestie.

Kontakt

Logo LinkedIn Logo LinkedIn

Kamila Tołoczko

Kierownik działu księgowego TLhub, Członek Zarządu