Dzień dobry,
z pewnością dotarły już do Państwa informacje, że ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w dzienniku ustaw i że termin na wdrożenie nowych obowiązków w firmie jest stosunkowo krótki.
W gąszczu kolejnych alertów łatwo się pogubić, dlatego przesyłamy do Państwa opracowaną przez kancelarię prawną TL HUB listę najistotniejszych kwestii związanych z nową regulacją prawną, na które powinni Państwo zwrócić uwagę.
Jeśli będziecie mieć Państwo pytania lub będziecie zainteresowani wsparciem przez kancelarię prawną TL HUB w procesie wdrożenia niezbędnych procedur/ dokumentów/ systemów, prosimy o kontakt z radcą prawnym Krzysztof Jarosińskim, Partnerem TL HUB:
tel.: 601 594 518
1. Kiedy wchodzą w życie przepisy o ochronie sygnalistów?
Odpowiedź: w dniu 25 września 2024 r.
Część przepisów ustawy wchodzi w życie nieco później, ale są to regulacje dla Państwa nieistotne.
UWAGA (!) – procedurę zgłoszeń wewnętrznych, czyli kluczową procedurę w obszarze ochrony sygnalistów należy obowiązkowo skonsultować z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, jeśli w Państwa firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Biorąc pod uwagę minimalny czas trwania takich konsultacji (minimum 5 dni), potrzebę wyłonienia przedstawicieli pracowników, a także wymagany czas, jaki musi upłynąć od ogłoszenia procedury do jej wejścia w życie (7 dni), już teraz należy podjąć działania, aby zdążyć z zaprojektowaniem i wdrożeniem niezbędnych procedur/ dokumentacji/ systemów
(możliwe jest bowiem wykorzystanie systemów informatycznych do przyjmowania i rejestrowania zgłoszeń lub nagrywanych systemów komunikacji głosowej).
2. Czy nasza firma ma obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów?
Odpowiedź: TAK, jeśli zatrudniacie Państwo co najmniej 50 osób.
UWAGA (!) – przez osoby zatrudnione należy rozumieć osoby wykonujące pracę zarobkową na rzecz podmiotu, w przeliczeniu na pełne etaty, a także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Ustalając limit 50 osób bierze się więc pod uwagę nie tylko osoby zatrudnione na UoP, ale również na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) oraz na kontraktach B2B, jeżeli te osoby nie korzystają z podwykonawców.
Dodatkowo, jeśli Państwa firma jest podmiotem obowiązanym w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML), wówczas limit zatrudnienia nie ma znaczenia i należy stosować przepisy o ochronie sygnalistów.
3. Jesteśmy grupą kapitałową lub podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo – czy możemy przyjąć wspólne procedury dotyczące przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń wewnętrznych?
Odpowiedź: TAK.
Na pytania szczegółowe w tym zakresie odpowie r.pr. Krzysztof Jarosiński. Zachęcamy do kontaktu.
4. Czy musimy przyjmować anonimowe zgłoszenia sygnalistów?
Odpowiedź: NIE, nie ma takiego obowiązku.
Powinna to regulować tzw. procedura zgłoszeń wewnętrznych.
5. Jakie kanały przekazywania zgłoszeń musi udostępnić nasza firma?
Odpowiedź: można wybrać opcję zgłoszeń pisemnych (np. w formie papierowej albo w postaci elektronicznej) lub ustnych (w tym telefonicznie).
Umożliwienie dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w określony sposób, będzie wpływało na dalsze obowiązki firmy, np. opcja zgłoszeń telefonicznych będzie wiązała się z koniecznością nagrywania takich rozmów albo sporządzania protokołów rozmów.
6. W jakim jeszcze obszarze ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza dodatkowe obowiązki?
Konieczne będzie podjęcie dodatkowych działań w obszarze ochrony danych osobowych.
Tylko przykładowo można wskazać na: rozszerzenie zakresu rejestru czynności przetwarzania,
konieczność dokonania dodatkowych ocen ryzyka, wdrożenie nowych środków bezpieczeństwa,
należy też pamiętać o obligatoryjnych, pisemnych upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych w analizowanym obszarze.
7. Co grozi naszej firmie (członkom jej organów) w razie niewykonania obowiązków z ustawy o ochronie sygnalistów?
Konsekwencje są dwojakie:
– osoby odpowiedzialne za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, które jej nie ustanawiają lub ustanawiają ją z istotnym naruszeniem wymogów ustawowych podlegają karze grzywny,
– sygnaliści, którzy nie będą mieli zapewnionej możliwości dokonywania zgłoszeń wewnętrznych lub ich zgłoszenia będą procedowane niezgodnie z przepisami mogą podać informacje o naruszeniu do wiadomości publicznej i nadal korzystać z ochrony prawnej (tzw. ujawnienie publiczne).
Zdecydowanie lepiej dla Państwa firmy jest procedować wewnętrznie wszelkie zgłoszenia o naruszeniu prawa i podejmować w odpowiedzi na nie odpowiednie działania, aniżeli ryzykować tym, że zgłoszenie będzie procedowane od razu przez organy publiczne.
