Benefity pracownicze – karnety sportowe, pakiety prywatnej opieki medycznej, pakiety lunchowe, turystyczne, czy charytatywne – stają się coraz bardziej powszechnym dodatkiem do wynagrodzenia pracowników. W tym kontekście jako “pracowników” rozumiemy wszystkich członków zespołu w danej organizacji, bez względu na formę prawną zatrudnienia. Zestaw oferowanych w organizacji udogodnień może być istotnym czynnikiem wpływającym na decyzję o podjęciu bądź kontynuowaniu zatrudnienia w danym miejscu.
Wprowadzenie benefitów pracowniczych w już istniejącej organizacji jest dużym przedsięwzięciem, wpływa bowiem na zasady wynagradzania pracowników, rozliczania wynagrodzeń, treści wewnętrznych regulaminów i procedur, a także może wymagać odzwierciedlenia w treści umów zawieranych z członkami zespołu. Wskazujemy, o czym należy pamiętać podczas wdrażania rozwiązań związanych z benefitami.
Podstawowym zagadnieniem, które wpływa na skalę skomplikowania całego procesu jest struktura zatrudnienia. Im większa różnorodność w formach zatrudnienia, tym więcej dokumentów będzie wymagało przemyślenia. Drugą istotną kwestią jest optymalizacja kosztów – najbezpieczniejszym sposobem jej zapewnienia jest konsultacja z doradcą podatkowym.
Umowa o pracę
W przypadku umów o pracę wprowadzenie benefitów możliwe jest przy minimalnym udziale finansowym pracowników – wystarczy bowiem symboliczna złotówka, aby taki benefit – a w zasadzie jego wartość – nie był wliczany do podstawy naliczania składek ZUS. Wymaga to jednak wprowadzenia odpowiednich postanowień do regulaminu wynagradzania. W przypadku mniejszych pracodawców może to oznaczać konieczność stworzenia takiego regulaminu, ponieważ firmy zatrudniające poniżej 50 pracowników zasadniczo nie mają obowiązku jego posiadania. Wprowadzając tę regulację wewnętrzną z uwagi na benefity, można rozważyć także uregulowanie innych kwestii związanych z zasadami wynagradzania (np. reguły premiowania), jednakże nie jest to konieczne. Do odzyskania jest zatem spora część wydatków. Wymaga to jednak trochę zaangażowania – należy opracować odpowiednią treść regulaminu wynagradzania, przygotować zgody na potrącenie wynagrodzenia przez pracowników i dbać o ich aktualność, w razie zmiany stawek za udział w pakietach benefitów.
Umowa zlecenie
W przypadku umów zleceń najlepiej jest zapisać benefity w umowie. Można oczywiście powoływać się na postanowienia regulaminu wynagradzania, w którym zostały one przewidziane, ale trzeba mieć na uwadze możliwe konsekwencje takiego mechanizmu. Musimy przecież pamiętać, że jeśli umowa zlecenie za bardzo upodobni się do umowy o pracę, to zatrudnionemu może przysługiwać powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Podobne wnioski mogą wysnuć organy publiczne – np. ZUS lub inspekcja pracy.
B2B
W przypadku benefitów oferowanym członkom zespołu współpracujących w oparciu o umowę współpracy B2B nie obejdzie się bez uregulowania tych kwestii w umowie. Bardziej złożona może być sytuacja związana z odliczeniem VAT-u. Może też wystąpić potrzeba wymiany faktur między kontrahentami w celu rozliczenia kosztów benefitu.
Co jeszcze może być ważne?
Oferowanie benefitów pracowniczych to nie tylko kwestie HR-owe, podatkowe czy kadrowo-płacowe. To także przepływ danych osobowych, który niekiedy może przybrać nieoczywisty kierunek. W związku ze świadczeniem pakietów benefitów ich dostawca może pełnić rolę administratora danych osobowych, a pracodawca – podmiotu przetwarzającego (procesora). Dla wielu podmiotów może być to impuls do przemyślenia swojego systemu ochrony danych osobowych, ponieważ jako procesor pracodawca posiada specyficzne obowiązki, musi m.in. wskazać dalsze podmioty przetwarzające, zapewnić odpowiedni poziom stosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, a nawet informować dostawcę benefitów (jako administratora danych osobowych) o naruszeniach ochrony danych, które wystąpią u tego pracodawcy. Jako administrator danych osobowych dostawca benefitów może narzucić pracodawcy obowiązek zapewnienia zgodności ze swoimi politykami czy procedurami. Nie zawsze powstanie jednak relacja administrator–procesor. Te kwestie należy każdorazowo przeanalizować.
Benefity dla pracowników, a podatki
W zależności od zastosowanego rozwiązania koszty benefitów po stronie pracodawcy mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, a VAT odliczony, warto jednak zawsze potwierdzić to z doradcą podatkowym.
Gra warta świeczki
Jak widać wprowadzenie benefitów niesie za sobą wiele korzyści, jest jednak bardzo wiele aspektów, o których należy pamiętać.
TLhub uczestniczył w wielu wdrożeniach systemów benefitów, a także stosuje je u siebie, dlatego jeśli chcieliby Państwo wprowadzić taki system w swojej firmie lub mają Państwo jakieś pytania, chętnie pomożemy i podpowiemy, na co zwrócić uwagę.
Skontaktuj się
