Gotowe pakiety dokumentów RODO dostępne w internecie mogą być dobrym punktem wyjścia do uporządkowania obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.Nie oznacza to jednak, że taki pakiet wystarczy pobrać, uzupełnić podstawowymi danymi firmy i uznać temat za zamknięty.
RODO nie jest produktem „z półki”. Dokumentacja ochrony danych osobowych powinna być dostosowana do konkretnej organizacji, tj. jej faktycznych procesów, wykorzystywanych narzędzi, dostawców usług, sposobu obiegu danych oraz rzeczywistych celów przetwarzania.
Dotyczy to w szczególności klauzul informacyjnych, rejestrów czynności przetwarzania, analiz ryzyka oraz wewnętrznych procedur. Każdy z tych dokumentów powinien odzwierciedlać to, w jaki sposób dane osobowe są faktycznie przetwarzane w firmie.
Gotowy szablon nie zna specyfiki Twojej organizacji
Problem z gotowymi dokumentami nie polega na tym, że z założenia są złe. Problem pojawia się wtedy, gdy są stosowane bez weryfikacji i dostosowania do rzeczywistego sposobu działania organizacji.
Dobrym przykładem jest klauzula informacyjna. W gotowym wzorze może znaleźć się informacja, że firma nie przekazuje danych osobowych poza Unię Europejską. Na pierwszy rzut oka takie postanowienie może wyglądać prawidłowo i bezpiecznie.
Jeżeli jednak firma korzysta na przykład z Microsoft 365, sytuacja może wyglądać inaczej. W ramach korzystania z usług Microsoftu dane mogą być transferowane do USA. Gotowy dokument może tego nie uwzględniać, a w konsekwencji klauzula informacyjna przedstawiana klientom nie będzie odpowiadała rzeczywistości.
W takiej sytuacji dokumentacja nie spełnia swojej funkcji tak, jak powinna. Może również wprowadzać odbiorców w błąd i narażać firmę na ryzyka związane z naruszeniem RODO.
Dokumentacja RODO musi odzwierciedlać rzeczywistość
Samo posiadanie dokumentów nie oznacza jeszcze “zgodności z RODO”.
Inaczej będą wyglądały obowiązki firmy korzystającej wyłącznie z lokalnych systemów, a inaczej organizacji, która pracuje w chmurze, korzysta z zewnętrznych systemów CRM, narzędzi HR, platform marketingowych albo przekazuje dane podwykonawcom.
Dlatego dokumentacja RODO powinna być „skrojona na miarę”.
Gotowy pakiet to początek pracy, nie jej koniec
Problem polega na tym, że taka dokumentacja może dawać złudne poczucie bezpieczeństwa. Firma ma dokumenty, więc zakłada, że obowiązki wynikające z RODO zostały wykonane. W rzeczywistości jednak dokumentacja, która nie odpowiada faktycznym procesom, nie spełnia swojej funkcji i może nie być zgodna z wymaganiami RODO.
Gotowe wzory mogą stanowić dobry punkt wyjścia, nie zastąpią jednak analizy tego, w jaki sposób firma rzeczywiście przetwarza dane osobowe.
