6 kwietnia tego roku w życie wejdą nowe przepisy regulujące wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawcy, którzy umożliwiają lub planują umożliwić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, mają zatem mało czasu na zapoznanie się z nowymi przepisami i dostosowanie się do nich w swoich firmach. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące nadchodzących zmian w zakresie pracy zdalnej.
Praca zdalna w pełnym wymiarze i praca zdalna hybrydowa
Nowe przepisy wprowadzą do Kodeksu pracy pracę zdalną wykonywaną całkowicie (w pełnym wymiarze czasu pracy) lub częściowo (tzw. praca zdalna hybrydowa). Wskazana praca zdalna będzie mogła być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.
Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej będą mogły nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.
Wprowadzenie pracy wykonywanej w całości albo w części zdalnie będzie związane z koniecznością przygotowania szeregu dokumentów wymaganych przez Kodeks pracy, takich jak porozumienie lub regulamin pracy zdalnej, uzgodnienie z pracownikiem wprowadzające pracę zdalną w formie aneksu do umowy o pracę, a także procedury ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej oraz ocenę ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną.
Wprowadzenie pracy zdalnej stałej lub hybrydowej będzie wiązało się z prawem pracownika pracującego zdalnie do otrzymania od pracodawcy zwrotu kosztów wynikających z wykonywania tej pracy. Do kosztów tych zaliczać się będą m.in. koszty zużycia prądu, koszty usług telekomunikacyjnych i koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy.
Praca zdalna okazjonalna
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także okazjonalnie. W tym przypadku pracodawca nie będzie zobowiązany do pełnego wdrożenia przepisów dotyczących pracy zdalnej z Kodeksu pracy. Konieczne będzie jednak przygotowanie procedur związanych z ochroną danych osobowych oraz bezpieczeństwem i higieną pracy podczas pracy zdalnej.
Pracownikom wykonującym pracę zdalną okazjonalną nie będzie przysługiwał zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem tego rodzaju pracy.
Istotnym ograniczeniem jest to, że pracownik będzie mógł spędzić na pracy zdalnej okazjonalnej maksymalnie 24 dni, co dla wielu pracodawców może okazać się niewystarczające, a tym samym wymusi wdrożenie regulacji związanych z pracą zdalną w pełnym bądź częściowym zakresie.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy jedynie w dwóch przypadkach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy będzie jednak możliwe tylko wtedy, gdy przed wydaniem polecenia pracownik złoży oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna na wniosek uprzywilejowanej grupy pracowników
Poza opisanymi wyżej rodzajami pracy zdalnej ustawodawca wprowadził do Kodeksu pracy także regulacje, na mocy których szczególne kategorie pracowników będą miały prawo złożenia wniosku o pracę zdalną. Pracodawca będzie mógł odrzucić ten wniosek jedynie w uzasadnionych przypadkach wskazanych w ustawie.
Do wspomnianej grupy należeć będą pracownicy:
- w ciąży,
- wychowujący dziecko, które nie ukończyło 4 roku życia,
- sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostająca we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- rodzic dziecka ciężko i nieodwracalnie upośledzonego albo chorego na nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, jeśli upośledzenie lub choroba powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.
W przypadku złożenia wniosku o pracę zdalną przez pracownika spełniającego któreś z powyższych kryteriów, pracodawcy będzie przysługiwało prawo odrzucenia takiego wniosku jedynie w przypadku, gdy jego przyjęcie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Przyjęcie wniosku spowoduje po stronie pracodawcy konieczność przyjęcia regulaminu pracy zdalnej lub uregulowania zasad pracy zdalnej w aneksach do umów zawieranych z poszczególnymi pracownikami. Pracownikom, którzy złożyli opisywany wniosek, będzie przysługiwało prawo do zwrotu kosztów wynikających z wykonywania pracy zdalnej.
Akceptacja wniosku będzie więc prowadziła de facto do konieczności pełnego wdrożenia najnowszych przepisów, tak samo jak ma to miejsce w przypadku wdrożenia pracy zdalnej całkowitej lub częściowej.
Podsumowanie
Proces wdrożenia pracy zdalnej wymaga przygotowania wielu dokumentów, w tym m.in. regulaminu (bądź porozumienia) pracy zdalnej, szeregu oświadczeń pracowników, aneksów do umów o pracę, a także procedur z zakresu ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Czasu na wdrożenie tych przepisów jest stosunkowo mało. Jeżeli są państwo zainteresowani wdrożeniem pracy zdalnej w swojej firmie i potrzebują pomocy w tym zakresie, to zapraszamy do kontaktu.
Skontaktuj się
