Podróż służbowa to okazjonalny wyjazd pracownika, bądź samego przedsiębiorcy mający na celu przyczynienie się do osiągnięcia przychodu pracodawcy. Rozliczenie podróży służbowej może dotyczyć konsumpcji, noclegu, transportu, czy innych wydatków niezbędnych do odbycia się delegacji, a do każdego z nich można dobrać indywidualny, odpowiedni sposób rozliczenia.
Co to podróż służbowa?
Podróż służbowa pracownika to wyjazd spełniający trzy warunki (art. 77, ust. 1, Kodeksu Pracy):
- jest odbywana na polecenie pracodawcy,
- jest odbywana poza miejscowością siedziby pracodawcy lub stałego miejsca pracy,
- ma na celu wykonanie określonego przez pracodawcę zadania.
Niespełnienie choćby jednego z wyżej wymienionych warunków, powoduje, że wyjazdu nie można traktować jako podróży służbowej.
Podróż służbowa powinna być zjawiskiem okazjonalnym i nietypowym w świetle obowiązków pracownika oraz musi przyczyniać się do osiągnięcia przychodu przez pracodawcę – tylko wtedy będzie mogła zostać przez niego zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Podróż służbowa przedsiębiorcy to wyłącznie taka podróż, która pozostaje w związku z prowadzoną przezeń działalnością i ma na celu osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie źródła przychodów. Nie jest konieczne osiągnięcie konkretnego przychodu, wystarczy wykazanie, że podróż miała związek z działalnością gospodarczą.
Sposoby rozliczania podróży służbowych
Podróże służbowe rozliczane są w zależności od podmiotu wykonującego tę podróż. W przypadku pracowników państwowej sfery budżetowej są rozliczane według Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Należności, o których mowa w rozporządzeniu, to przysługujące pracownikowi (rozporządzenie MPiPS z dnia 23 stycznia 2013 roku, rozdz. 1, ust. 2) diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracodawcy pozabudżetowi mogą wewnętrznie w firmie określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania wysokość diet oraz warunki wypłacania należności za delegację. Nie mogą być one niższe niż te ustalone dla pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu.
Gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, takie kwestie może określić w umowie o pracę.
Zwrot kosztów przejazdów, dojazdów zależy od środka transportu, jakim pracownik się poruszał.
Sposobami rozliczenia mogą być:
- kilometrówka, w przypadku używania samochodów prywatnych (stawki za 1 km znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy),
- ryczałt w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (obecnie 7,6 zł),
- przedstawienie rachunków, faktur, biletów lub paragonów, zwrot w takim przypadku obejmuje również wszystkie dodatkowo poniesione niezbędne wydatki takie jak: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania.
Zwrot kosztów noclegu może odbywać się na dwa sposoby:
- w wysokości faktycznie poniesionych kosztów – jednak nie wyższy za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (obecnie limit wynosi 760 zł);
- w wysokości ustalonej ryczałtowo – 150% diety (obecnie ryczałt wynosi 57 zł).
Co w sytuacji, gdy pracownik nie zgadza się na przyjęcie diety i ubiega się o zwrot kosztów?
Podatnik może uzyskać zwrot poniesionych kosztów z tytułu podróży służbowej pracownika, jednak kwota do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych jest zwolniona z oskładkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [PDOF]), natomiast wypłaty w kwotach wyższych łączą się z opodatkowaniem oraz oskładkowaniem tej nadwyżki.
Mowa tutaj o wszystkich formach związanych z zapewnieniem pracownikom wyżywienia w trakcie podróży służbowych, nie tylko dietach. Z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach.
Nadwyżka wypłaconej diety stanowi podstawę wymiaru składek ZUS i podatku dochodowego, jako przychód ze stosunku pracy, zgodnie z artykułem 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nowe stawki diety od nowego roku
Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (www.rcl.gov.pl) dnia 3 sierpnia 2022 opublikowano projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (nr z wykazu prac legislacyjnych: 85). Celem zmian jest kolejna podwyżka diety za krajową podróż służbową – do kwoty 45 zł za dobę podróży (aktualnie 38 zł), a także zmiana wysokości diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w niektórych państwach. Jest to spowodowane obecną sytuacją gospodarczą oraz prognozowaną inflacją na 2023 rok. Planowany termin wydania rozporządzenia to IV kwartał 2022 roku.
Skontaktuj się
