Jak wysłać sprawozdanie do KRS? Poradnik krok po kroku

Przygotowanie do złożenia sprawozdania w KRS

Przygotowując się do złożenia sprawozdania finansowego, warto zebrać w jednym folderze wszystkie potrzebne dokumenty elektroniczne. Pozwoli to na sprawne przeprowadzenie operacji i uniknięcie automatycznego wylogowania z systemu będącego wynikiem dłuższej bezczynności związanej z szukaniem właściwego dokumentu. W docelowym folderze powinny się znaleźć:

• podpisane elektronicznie sprawozdanie finansowe w pliku XML wraz z plikami podpisu zewnętrznego, jeżeli takiego użyto,
• sprawozdanie z badania (podpisane przez biegłego rewidenta podpisem kwalifikowanym), jeśli sprawozdanie podlegało obowiązkowemu badaniu,
• uchwała dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego (jeśli dokument sporządzono w formie papierowej z odręcznymi podpisami, do KRS należy złożyć jego elektroniczną kopię),
• uchwała dotycząca podziału wyniku finansowego (jeśli dokument sporządzono w formie papierowej z odręcznymi podpisami, do KRS należy złożyć jego elektroniczną kopię),
• podpisane elektronicznie sprawozdanie zarządu z działalności, jeżeli wystąpił obowiązek jego sporządzenia.

Dodatkowo może zaistnieć konieczność przedstawienia następujących dokumentów:

• odmowa podpisania sprawozdania finansowego, zawierająca uzasadnienie (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości),
• oświadczenie (oświadczenia), że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi ustawy o rachunkowości – dotyczy wprowadzonej od 2022 r. możliwości podpisania sprawozdania przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład zarządu (i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg), gdy pozostali członkowie zarządu składają pisemne oświadczenia o spełnieniu przez to sprawozdanie wymogów ustawy o rachunkowości (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości),
• odmowa złożenia wcześniej wskazanego oświadczenia, zawierająca uzasadnienie (art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości).

Te trzy ostatnie dokumenty powinny być sporządzone zgodnie z art. 52 ust. 2c-2e ustawy o rachunkowości. W szczególności trzeba zwrócić uwagę na konieczność powołania się w nich na elementy identyfikujące odnośne sprawozdanie finansowe – wskazać należy datę i godzinę podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Sporządza się je w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, a następnie sporządza elektroniczną kopię.

Z technicznego punktu widzenia warto przed złożeniem sprawozdania i dokumentów towarzyszących sprawdzić, czy nastąpi poprawna weryfikacja złożonych podpisów elektronicznych. Bywa, że na skutek wcześniejszego przesyłania ich e-mailem lub ich jakiejkolwiek zmiany, podpisy zostaną zweryfikowane negatywnie. Wówczas próba złożenia ich w KRS zakończy się niepowodzeniem. Należy wówczas znaleźć przyczynę i przygotować poprawny technicznie zestaw dokumentów.

Proces składania sprawozdań do KRS

• 1. Zbieramy wszystkie dokumenty elektroniczne w jednym folderze.
  2. Logujemy się do portalu S24, na stronie głównej klikamy sekcję „„bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”„ i dalej zakładkę „„przygotowanie i składanie zgłoszeń”„ (konto na S24 zakłada i użytkuje osoba wchodząca w skład zarządu).
  3. Klikamy „„dodaj zgłoszenie”„ i wpisujemy numer KRS podmiotu. Po wyszukaniu podmiotu pojawi się okno z jego danymi oraz złożonymi dotychczas dokumentami, klikamy „„dalej”„.
  4. Na kolejnej stronie („krok 2”) wpisujemy nazwę roboczą zgłoszenia, uzupełniamy okres, na rozwijanej liście „„wybierz rodzaj zgłoszenia”„ wskazujemy „„składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów”„. Zwróćmy uwagę, by nie pomylić się wpisując daty od do. Klikamy „„dodaj dokument””.
  5. Otwiera się okno „„dodanie dokumentu”„. Wpisujemy datę sporządzenia dokumentu (jest to data sporządzenia sprawozdania podana we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego; ewentualna niezgodność dat zostanie wykryta i zasygnalizowana). Określamy rodzaj dokumentu „„roczne sprawozdanie finansowe”„. Załączamy plik sprawozdania finansowego w XML (nieprawidłowy format zostanie wykryty i zakomunikowany). Jeśli plik sprawozdania jest podpisany podpisami wewnętrznymi, klikamy „„zapisz”„ (tu mogą pojawić się komunikaty o negatywnej weryfikacji podpisów). Jeśli plik posiada jeden lub więcej podpisów zewnętrznych, dołączamy je, klikając „„dodaj plik zawierający oddzielny podpis”„ (ewentualna wadliwość podpisu, np. format, zostanie na tym etapie wykryta). Jeżeli podpis zewnętrzny wczytał się prawidłowo, klikamy „„zapisz”„. Gdy nie pojawi się żaden komunikat o nieprawidłowościach, przechodzimy do kolejnego okna dialogowego.
  6. Otworzy się następna strona z oświadczeniami o kompletności podpisów („krok 3”). Tutaj istotna zmiana –- należy, ustawiając odpowiednio pole wyboru „„tak/nie”„ (ustawienie domyślnie to „„nie”„), odpowiedzieć na pytanie, czy do sprawozdania dołączone będą dodatkowe dokumenty: odmowa podpisu sprawozdania, oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie i odmowa złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Jeśli sprawozdanie jest podpisane elektronicznie przez wszystkie osoby należące do kierownictwa oraz osobę sporządzającą, upewniamy się, że zaznaczono odpowiedź „„nie”„ (czyli, że nie będziemy niczego tu dołączać) i przechodzimy dalej. W przeciwnym wypadku zaznaczamy opcję „„tak”„. Otworzy się lista rodzajów dokumentów i w odpowiednim miejscu dodajemy wymagający dołączenia dokument (jest też możliwość dodania podpisu zewnętrznego, jeśli takowego użyto).
  7. Przechodzimy do kolejnej strony (krok 4). Najpierw klikamy „zapisz”, a następnie „weryfikuj dokument”. Na pasku u góry strony wyświetli się komunikat „zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane”. W zasadzie można by je już wysłać do KRS, ale – by nie tworzyć odrębnych zgłoszeń dla uchwał – dołącza się je do aktywnego zgłoszenia.
  8. Klikamy „powrót”, co przekieruje nas do strony oznaczonej jako „krok 1”. Przechodzimy do „kroku 2” (klikając „dalej”), następnie dodajemy dokument i wskazujemy datę uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie. Po dodaniu daty otwiera się lista dokumentów – wybieramy właściwy typ uchwały i dołączamy stosowny dokument. Klikamy „zapisz” i pozostając na stronie „krok 2”, dodajemy w opisany sposób kolejne dokumenty, jakie będziemy składać, określając każdorazowo w oknie dialogowym ich datę i rodzaj (oprócz sprawozdania finansowego mogą to być m.in. sprawozdanie z badania, uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty, sprawozdanie z działalności).
  9. Po dołączeniu wszystkich wymaganych dokumentów (ich lista jest widoczna w oknie dialogowym „krok 2”) przechodzimy do zakładki „krok 4”, zapisujemy zgłoszenie, i weryfikujemy je. Zaznaczamy osobę podpisującą zgłoszenie i w rubryce „podpisz” wybieramy rodzaj podpisu. Dalej procedujemy zgodnie ze wskazaniami.
  10. Poprawne wysłanie powinno być potwierdzone automatycznie wygenerowanymi e-mailami wysłanymi na adres podany przy rejestracji w eKRS. Potwierdzana jest w ten sposób (w osobnych e-mailach): rejestracja zgłoszenia w systemie, dokonanie ich zapisu w repozytorium dokumentów finansowych ze wskazaniem daty oraz dokonanie wzmianki w rejestrze przedsiębiorców o złożeniu dokumentów w repozytorium. Z reguły, po poprawnym prze procedowaniu zgłoszenia, e-maile te przesyłane są zaraz po zgłoszeniu.

W tym miejscu trzeba podkreślić, że:

• aplikacja do składania sprawozdań ma wylogować użytkownika po pewnym czasie bez żadnego ostrzeżenia, dlatego należy co jakiś czas zapisywać zgłoszenie (przycisk „zapisz” jest dostępny na kolejnych podstronach zgłoszenia),
• będąc przy „kroku 2”, możemy od razu dołączyć zarówno sprawozdanie finansowe, jak i uchwały oraz sprawozdanie z badania, dopiero po dołączeniu ich wszystkich przechodzimy do „kroku 3”, gdzie ewentualnie dodaje się któreś z dokumentów wskazanych w art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości, jeśli jest to niezbędne; jednak w celu weryfikacji poprawności złożenia samego sprawozdania i dotyczących go podpisów, proponuje się procedurę opisaną wcześniej w pkt. 1-10,
• procedurę opisaną w pkt. 1-7 można też wykorzystać do próbnej weryfikacji technicznej poprawności podpisanego sprawozdania, przed jego udostępnieniem wspólnikom.