Refaktura to specyficzny dokument księgowy, który umożliwia przeniesienie kosztów zakupionej usługi lub towaru na inny podmiot. Jest to szczególny rodzaj faktury, w przypadku której pierwotny nabywca wystawia nowy dokument dla ostatecznego odbiorcy.
Podstawą działania refaktury jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, który pozwala na przekazanie kosztów usługi innemu podmiotowi. Innymi słowy, przedsiębiorca nabywający usługę ma możliwość obciążenia nią innej firmy, nawet jeśli sam jej nie wykonał.
Kluczowym aspektem refaktury jest utrzymanie identycznych parametrów rozliczeniowych jak w oryginalnej fakturze. Dzięki temu dokument ten zapewnia jasne i przejrzyste rozliczenie finansowe pomiędzy stronami oraz dokładnie dokumentuje przepływy pieniężne między nimi.
Kiedy stosuje się refakturę?
Refaktura znajduje zastosowanie w różnych sytuacjach biznesowych, w których niezbędne jest przenoszenie kosztów między firmami. Oto najczęstsze przypadki, ale oczywiście nie jedyne, w których się ją stosuje:
- właściciel nieruchomości rozlicza koszty mediów z najemcą, na przykład przekazując opłaty za prąd, wodę czy ogrzewanie,
- usługi pośrednictwa,
- firmy przewozowe często refakturują wydatki związane z paliwem oraz przenoszą koszty za parkingi, autostrady i przeprawy promowe,
- wspólne usługi w nieruchomościach,
- korporacje mogą dzielić się kosztami wspólnych zasobów między działami, na przykład poprzez refakturowanie szkoleń i konsultacji,
- w projektach wieloetapowych ważne jest rozliczanie kosztów podwykonawców i transferowanie wydatków między zaangażowanymi firmami.
Podkreśla się konieczność dokładnego dokumentowania rzeczywistych kosztów oraz zapewnienia przejrzystości rozliczeń między stronami zaangażowanymi w transakcję.
Jakie dane powinna zawierać refaktura?
Refaktura powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje, które spełniają wymogi faktury VAT. Oto kluczowe elementy, które muszą być uwzględnione:
- data wystawienia dokumentu,
- numer faktury,
- szczegółowe dane sprzedawcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy), szczegółowe dane nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy), adresy obu stron transakcji, numery NIP zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy,
- informacje dotyczące transakcji: termin zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, precyzyjna nazwa towaru lub usługi, wartość netto sprzedaży, kwota podatku VAT, całkowita wartość brutto,
- inne istotne informacje: obowiązująca stawka VAT, opis przedmiotu sprzedaży wraz z właściwą stawką podatkową.
W przypadku refakturowania wszystkie te elementy powinny odpowiadać fakturze pierwotnej, co gwarantuje poprawność rozliczenia finansowego.
Refaktura, a przepisy prawne
Refaktura oraz prawo podatkowe to złożona kwestia, która wymaga znajomości regulacji. Choć przepisy nie definiują refaktury jednoznacznie, szczegółowe zasady odnajdziemy w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.
2a. W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Zapis ten odnalazł potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2017 r. wydana przez Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.462.2017.2.IG), w której możemy przeczytać, że:
„...podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi”.
Podstawowe aspekty prawne refaktury obejmują:
- Status podmiotu – podatnik działający na rzecz innej osoby jest jednocześnie usługobiorcą i usługodawcą.
- Moment powstania obowiązku podatkowego – obowiązek pojawia się w chwili wykonania usługi, bez względu na moment refakturowania,
- Zasady rozliczenia – refaktura musi odpowiadać parametrom oryginalnego dokumentu księgowego.
- Dokumentacja – niezbędne jest skrupulatne udokumentowanie kosztów oraz przepływów finansowych.
Istotne jest, że przepisy dopuszczają pewną interpretację, co może prowadzić do różnych wyjaśnień w praktyce biznesowej. Dlatego przedsiębiorcy powinni dokładnie analizować każdy przypadek związany z refakturowaniem. Jeśli masz wątpliwości, zapraszamy do indywidualnych konsultacji w takich obszarach jak księgowość czy doradztwo transakcyjne.
Refaktura a VAT – co należy wiedzieć?
Refaktura a VAT – kluczowe informacje
Zrozumienie przepisów podatkowych jest niezbędne przy refakturowaniu w kontekście VAT. Oto najistotniejsze zasady:
- obowiązek podatkowy – pojawia się przy wystawieniu faktury, czasem jednak, jak w przypadku energii elektrycznej, obowiązek ten następuje w momencie wykonania usługi,
- stawka VAT – powinna odpowiadać tej na pierwotnej fakturze, usługi pocztowe stanowią wyjątek i są zwolnione z VAT,
- zasady rozliczenia – refaktura musi zachować oryginalną wartość transakcji, powinna precyzyjnie odzwierciedlać dane z pierwotnego dokumentu, musi być zgodna z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT,
- dokumentacja – konieczne jest pełne udokumentowanie każdej transakcji, rozliczenia powinny być przejrzyste i czytelne, warto podać wszystkie wymagane dane podatkowe.
Jak wystawić refakturę?
Refaktura powinna odzwierciedlać identyczną wartość jak faktura oryginalna, bez możliwości doliczania marży czy prowizji. Dokument musi zawierać informację „”refaktura””, aby jednoznacznie wskazać na odsprzedaż usługi. Należy dokładnie określić nazwę świadczonej usługi, co pozwoli uniknąć pomyłek związanych z nową sprzedażą. Opis powinien odpowiadać temu z oryginalnej faktury.
Regulacje podatkowe są następujące:
- stawka VAT musi być zgodna z tą na fakturze pierwotnej,
- odliczenie VAT jest możliwe wyłącznie przy usługach związanych z działalnością opodatkowaną,
- obowiązek podatkowy powstaje w chwili realizacji usługi.
Dodanie jakichkolwiek dodatkowych opłat spowoduje, że transakcja przestanie być refakturą i stanie się nową sprzedażą.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu refaktur – na co uważać?
Podczas wystawiania refaktur często pojawiają się błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych i prawnych. Oto kilka z nich:
- dodawanie marży lub prowizji, wprowadzanie dodatkowych opłat przekształca dokument w nową sprzedaż zamiast refaktury. Refaktura musi wiernie odzwierciedlać koszty wynikające z oryginalnej faktury.
- Nieprawidłowe dane na dokumencie, często zdarzają się pomyłki, takie jak brak NIP-u, niewłaściwe daty, niejasne opisy usług czy niepełne informacje dotyczące stron transakcji.
- Błędy w stosowaniu stawek VAT, stawka VAT na refakturze powinna odpowiadać tej z oryginału. Wyjątkiem są usługi pocztowe lub sytuacje, gdy sprzedawca jest zwolniony z podatku VAT.
- Przekroczenie terminów wystawienia, refaktura powinna zostać sporządzona najpóźniej 7 dni po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.
- Brak oznaczenia jako „Refaktura” dokument musi być jasno oznaczony jako refaktura, aby uniknąć nieporozumień co do rodzaju transakcji.
Czytaj także:
