Zmiana adresu spółki – obowiązki • TLhub

Spółka to rodzaj działalności gospodarczej, która rządzi się swoimi prawami. Wszystkie zmiany umowy spółki wymagają zgłoszenia do właściwego sądu rejestrowego. Dotyczy to także zmiany adresu oraz siedziby spółki z o.o. Sprawdź, co musisz zrobić i z jakimi kosztami się to wiąże.

Adres spółki a siedziba spółki – różnice

Adres spółki i siedziba spółki to pojęcia, które bywają stosowane zamiennie. To duży błąd! Poprzez siedzibę spółki rozumie się miejscowość, w której znajduje się zarząd, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Siedziba nie jest zatem lokalem. W momencie podpisywania umowy nie trzeba podawać adresu spółki – wystarczy sama siedziba. Adres podawany jest w chwili rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym i to właśnie pod nim spółka prowadzi swoją działalność.

Adres a siedziba spółki – ważność zgromadzeń

W kodeksie spółek handlowych pojawiają się wyraźne zapisy dotyczące siedziby spółki z o.o. Zgodnie z prawem zgromadzenia wspólników powinny odbywać się właśnie tam, niemniej mogą być zwołane w innym miejscu, o ile wspólnicy wyrażą zgodę. Należy jednak zaznaczyć, że podjęte uchwały mogą być w takim wypadku zaskarżone i unieważnione. A co się stanie, jeżeli spółka zmieni adres, nie zmieniając przy tym miejscowości? Siedziba spółki pozostanie taka sama, zatem zgromadzenie wspólników będzie ważne.

Doręczanie pism sądowych do spółki

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pisma sądowe nadawane są na adres z rejestru przedsiębiorców (Krajowego Rejestru Sądowego). Co za tym idzie, jeżeli listonosz pozostawi awizo w miejscu podanym jako adres spółki i nikt go nie odbierze, to sąd przyjmie, że doszło do skutecznego doręczenia. W efekcie wspólnicy nie dowiedzą się o piśmie procesowym czy nakazie spłaty i nie będą mogli podjąć odpowiednich działań prawnych. Aby uniknąć takiej sytuacji, należy zmienić zarówno adres spółki, jak i jej siedzibę.

Uchwała o zmianie adresu spółki z o.o.

W przypadku zmiany adresu spółki nie potrzeba wielu formalności – wystarczy podjęcie odpowiedniej uchwały o zmianie umowy spółki. Ustawodawca nie zobowiązuje, aby dokument był w formie aktu notarialnego. Oprócz daty podjęcia uchwały oraz jej numeru należy wskazać aktualny, oraz nowy adres spółki.

Zmiana adresu spółki – krok po kroku:

sporządzenie z zarządem uchwały o zmianie adresu spółki, trzeba posiadać umowę najmu nowej powierzchni, ale nie trzeba jej wykazywać,
złożenie wniosku o wpis aktualnego adresu spółki w sądzie rejestrowym, w terminie 7 dni od momentu zmiany, należy pamiętać o załączeniu uchwały oraz opłaty sądowej.

Rodzaj wniosku zależy od prowadzonej działalności:

KRS-Z3 – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna,
KRS-Z2 – spółka komandytowo-akcyjna,
KRS-Z1 – spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska.

Dowiedz się więcej o umowie spółki, kwestiach podatkowych oraz zasadach jej działania: Opodatkowanie spółki

Zmiana adresu spółki w KRS

Każda zmiana adresu spółki wymaga zgłoszenia do KRS. W tym celu należy złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zmianę adresu spółki na odpowiednim formularzu KRS (Z1, Z2 lub Z3). Jeżeli zmiana obejmuje wyłącznie adres spółki, do wniosku dołącza się uchwałę zarządu. Jeżeli zmiana adresu pociąga za sobą zmianę miejsca prowadzenia działalności, konieczne jest dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8. Zgłoszenie musi trafić do urzędu skarbowego właściwego dla nowej siedziby spółki.
Do wniosku dotyczącego zmiany wpisu dołącza się także dowód uiszczenia sądowej opłaty (250 zł) i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).

Zmiana siedziby spółki – czym się różni od zmiany adresu?

Zmiana adresu nie wymaga zmiany umowy spółki. Dokonanie zmiany siedziby spółki jest nieco bardziej skomplikowane. W pierwszej kolejności należy podjąć uchwałę zmieniającą umowę – jeżeli jej zawarcie nastąpiło w kancelarii notarialnej, konieczne będzie sporządzenie przez notariusza protokołu z zebrania wspólników. Zmiana siedziby spółki musi zostać zgłoszona do KRS. Można to zrobić za pośrednictwem systemu elektronicznego S24 (jeżeli umowa spółki została zawarta na wzorcu umownym udostępnionym w systemie) lub przez Portal Rejestrów Sądowych (w przypadku zachowania formy aktu notarialnego).

Wniosek o wpis do Rejestru należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego jego dokonanie. Ostatnim krokiem jest wysłanie informacji o zmianie siedziby spółki do właściwego urzędu skarbowego.

Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i chcesz zmienić nazwę firmy? Sprawdź: Zmiana nazwy firmy – jak zmienić nazwę działalności gospodarczej?

Zmiana adresu spółki – od kiedy na fakturach?

Nowego adresu można używać z chwilą podjęcia uchwały, natomiast nie mamy wpływu na to, po jakim czasie pojawi się on w KRS. W tym celu, aby uniknąć wątpliwości ze strony naszych kontrahentów, prościej będzie używać starego adresu do momentu aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Natomiast przy zmianie siedziby, w której wymagane jest podpisanie nowej umowy, nie ma wątpliwości, ponieważ zmiana umowy spółki jest ważna z chwilą wpisania do KRS.

Jesteś aktywnie zaangażowany w biznes? Prowadzisz spółkę lub myślisz o założeniu firmy? Zobacz też: