Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do rzetelnego prowadzenia rozrachunków i ewidencji księgowej. Firmy, których przychody w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyły 2 mln euro, mogą korzystać z księgowości uproszczonej. Pozostali podatnicy muszą wdrożyć bardziej złożony system ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, który wymaga dokładnego rejestrowania wszystkich transakcji, ich klasyfikacji, analizy danych oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Sprawdź, jak wygląda prowadzenie ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie i jakie zmiany czekają nas w 2025 roku.
Czym jest pełna księgowość?
Pełna księgowość to sposób rejestrowania zdarzeń gospodarczych, który stanowi pełniejsze udokumentowanie finansów firmy. To rozwiązanie gwarantujące maksymalną transparentność danych ekonomicznych. Firmy na pełnej księgowości są zobowiązanie do prowadzenia ksiąg handlowych, na które składają się: dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów. Na przedsiębiorcy spoczywa dodatkowo obowiązek sporządzania bilansów, rachunków zysków i strat czy informacji wprowadzających, informacji dodatkowej według wzoru dla jednostek mikro/małych/dużych stanowiących załącznik do sprawozdania finansowego.
Czy każda jednoosobowa działalność gospodarcza jest zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych? Nie. Obowiązek ten dotyczy dużych i dochodowych podmiotów gospodarczych oraz niektórych spółek i jednostek samorządowych.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych – kogo dotyczy?
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości obowiązek prowadzenia pełnej księgowości obejmuje następujące podmioty prawa gospodarczego:
- spółki handlowe (kapitałowe, osobowe oraz „w organizacji”, czyli przejściowym stadium spółek kapitałowych);
- spółki cywilne;
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne;
- jednostki działające na zasadach prawa bankowego oraz działalności ubezpieczeniowej;
- jednostki samorządu terytorialnego;
- jednostki i zakłady budżetowe,
- organizacje lub instytucje finansujące swoje działania w znacznym stopniu z funduszy publicznych.
Przejście na pełną księgowość w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych czy spółek partnerskich, jest wymagane dopiero po przekroczeniu limitu przychodów.
Planujesz zmiany w swojej firmie? Sprawdź, co możemy Ci zaoferować: kadry i płace.
Limity przy pełnej księgowości – od jakiej kwoty jest obowiązkowa?
Obecny limit, zobowiązujący do prowadzenia pełnej rachunkowości, wynosi 2 000 000 euro przychodów netto. Po przekroczeniu tej kwoty przedsiębiorca musi przejść z uproszczonej księgowości na księgi rachunkowe.
Pełna księgowość – od jakiej kwoty w 2025 roku?
Zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości od 1 stycznia 2025 roku limit przychodów zostanie podwyższony o 25%, co oznacza, że wyniesie 2,5 mln euro. Równowartość w walucie polskiej, po uwzględnieniu średniego kursu euro (4,2846 zł z dnia 1 października 2024 roku), wynosi 10 711 500 zł. Nowe limity będą mieć zastosowanie od roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 roku.
Księgowość pełna a uproszczona – najważniejsze różnice
Księgowość pełna i uproszczona to formy prowadzenia rachunkowości, które różnią się poziomem szczegółowości, zakresem obowiązków oraz wymogami prawnymi. Poniżej prezentujemy najważniejsze różnice między nimi.
Księgowość pełna a uproszczona – porównanie:
| KSIĘGOWOŚĆ UPROSZCZONA | KSIĘGOWOŚĆ PEŁNA |
| Z uproszczonej księgowości mogą korzystać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także niemal wszystkie spółki cywilne osób fizycznych, pod warunkiem że nie przekroczyły limitu przychodów w wysokości 2 mln euro. | Do prowadzenia ksiąg handlowych zobowiązane są: spółki handlowe (osobowe, kapitałowe i w organizacji), spółki cywilne. Oprócz tego osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, gdy przychody netto wyniosły co najmniej 2 mln euro. |
| Brak konieczności prowadzenia rozbudowanej i szczegółowej dokumentacji. Wystarczą podstawowe ewidencje i raporty. | Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych trzeba zachować określone standardy. Pełna księgowość wymaga prowadzenia dokumentacji obejmującej: dzienniki, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także inwentarz. |
| Minimalne wymogi dotyczące sprawozdawczości.
| Podatnik musi sporządzać sprawozdania finansowe, w tym bilans czy rachunek zysków i strat. Sprawdź także: główne typy sprawozdań finansowych. |
| Koszty prowadzenia uproszczonej księgowości są niższe, co wynika z mniejszej ilości obowiązków nałożonych przez ustawodawcę. | Wyższe koszty prowadzenia księgowości. |
Pełna księgowość – krok po kroku
Wiesz już, na czym polega pełna księgowość. Jak zatem przejść z KPiR na księgi rachunkowe? Cała procedura przebiega w następujący sposób:
- Zamknięcie Księgi Przychodów i Rozchodów, czyli sporządzenie inwentarza, który stanowi podstawę prowadzenia pełnej księgowości.
- Otwarcie ksiąg rachunkowych w oparciu o bilans otwarcia.
- Spisanie polityki rachunkowej z ujęciem wyceny aktywów i pasywów oraz sposobu prowadzenia pełnej księgowości.
- Sporządzenie bilansu otwarcia, czyli zestawienie środków gospodarczych oraz źródeł ich finansowania na podstawie danych z inwentarza.
- Otwarcie kont księgowych w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego.
- Zaktualizowanie danych w CEIDG.
Jeżeli masz działalność gospodarczą i planujesz przejść na pełną księgowość lub prowadzisz już księgi rachunkowe i chcesz wiedzieć, co trzeba zrobić przed sprawozdaniem finansowym, skontaktuj się z nami. Pomagamy podatnikom odnaleźć się w gąszczu procedur i zrozumieć, czym jest pełna księgowość.
Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości – korzyści dla firmy
Osoby fizyczne, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które nie przekroczyły limitu przychodów, mogą dobrowolnie prowadzić pełną księgowość. W takim przypadku muszą zawiadomić właściwy urząd skarbowy przed rozpoczęciem roku obrotowego. Czy takie rozwiązanie jest jednak korzystne z perspektywy małego lub średniego przedsiębiorcy? Zdecydowanie tak.
Co możesz zyskać, przechodząc z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) / ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na pełną księgowość?
- Zwiększona kontrola nad finansami – dzięki precyzyjnemu rejestrowaniu przychodów i kosztów masz większą kontrolę nad kondycją finansową firmy oraz większą zdolność przewidywania przyszłych wydatków i przychodów.
- Ułatwione pozyskiwanie finansowania – instytucje kredytujące czy inwestorzy często wymagają transparentnych i dokładnych sprawozdań finansowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych zwiększa wiarygodność firmy w oczach potencjalnych partnerów finansowych.
- Skuteczne planowanie strategiczne – pełna rachunkowość dostarcza danych do analiz finansowych, co jest kluczowe przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych i rozwojowych, oraz pozwala lepiej zaplanować ekspansje na nowe rynki.
- Optymalizacja podatkowa – Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów informuje wyłącznie o wysokości przychodów, kosztów i podatków, przez co odbierasz sobie szansę na szczegółową analizę efektywności operacyjnej i identyfikowanie obszarów, w których można optymalizować podatki.
Dowiedz się więcej na temat optymalizacji podatkowych: podatkowy compliance.
Wraz ze wzrostem firmy może pojawić się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, dlatego warto wcześniej wdrożyć ten system, aby uniknąć problemów w przyszłości. Jeżeli zależy Ci na niezakłóconym rozwoju działalności gospodarczej i chcesz uniknąć problemów z fiskusem, powierz swoją księgowość specjalistom od spraw prawno-podatkowych. Oferujemy bieżące doradztwo podatkowe i pomagamy zoptymalizować koszty działania firmy. Zadbaj o zgodność z przepisami i zobacz, jak możesz zwiększyć potencjał swojej działalności gospodarczej!
