Opublikowane w Dzienniku Ustaw 2 stycznia 2023 r. rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które wchodzi w życie 17 stycznia, podnosi maksymalne stawki kilometrówki dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 o ponad 70% i powyżej 900 cm3 o niecałe 38% względem obowiązujących od 2007 r. stawek, natomiast dla motocykli i motorowerów podwyżka waha się w granicach 200%.
Stawka kilometrówki w świetle przepisów
Na podstawie delegacji ustawowej, zawartej w art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, minister właściwy ds. transportu określa warunki i sposób dokonywania zwrotu kosztów za używanie do celów służbowych samochodów osobowych. Dotyczy to wszystkich pojazdów mechanicznych, także motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Obowiązujące w tym zakresie rozporządzenie, wykonujące tę delegację, od 15 lat pozostawia te same stawki, mimo że realia uległy znaczącej zmianie, co przełożyło się na to, że pracownicy w ostatnim czasie musieli dokładać do kosztów, które powinien był ponieść pracodawca.
Nowe stawki kilometrówki – co się zmieniło?
W Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, o którym mowa, określone zostały maksymalne stawki kosztów używania pojazdów do celów służbowych w oparciu o liczbę przejechanych kilometrów z uwzględnieniem ich limitu dla danej gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony. Dla samochodów osobowych stawki te są zróżnicowane ze względu na kryterium pojemności skokowej silnika i wynoszą 0,5214 zł za 1 przejechany kilometr dla pojazdów o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm3 i 0,8358 zł dla pojazdów o większej pojemności. Po zmianach stawki te będą wynosić odpowiednio 0,89 zł i 1,15 zł. Jeśli chodzi o motocykle, stawki za ich używanie wynoszą 0,2302 zł, a po zmianie wzrosną do 0,69 zł, zaś dla motorowerów, znowelizowany przepis podniesie stawki kilometrówki z 0,1382 zł do 0,42 zł. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne pozostanie niezmieniony i wyniesie w gminie lub mieście o liczbie mieszkańców:
- do 100 tys. – 300 km,
- powyżej 100 tys. i poniżej 500 tys. – 500 km,
- powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.
Wyższe limity przewidziane są jedynie dla pracowników służby leśnej, ratowniczej i służb związanych z sytuacjami klęsk żywiołowych i ekologicznych.
Potrzebujesz pomocy? Sprawdź koniecznie: Doradztwo podatkowe
Jak rozliczyć kilometrówkę pracownika?
Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu, na podstawie składanego przez pracownika oświadczenia o używaniu przez niego samochodu osobowego do celów służbowych w danym miesiącu, liczbie dni nieobecności w tym okresie, a także danych informacyjnych prywatnego pojazdu, takich jak: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny pojazdu. Ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przejechanych kilometrów na jazdy lokalne. Z kwoty tej potrąca się 1/22 za każdy dzień nieobecności oraz dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Rozporządzenie przewiduje, że dla rozliczeń, w przypadku których oświadczenie pracownika zostały złożone, lecz nierozpatrzone przed 17 stycznia 2023 r., zastosowanie mają już nowe, wyższe stawki.
Dowiedz się więcej: Rozliczanie delegacji
Stawka za kilometr – delegacje: przykład
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z samochodu prywatnego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, rozliczają się w taki sam sposób jak dotychczas. Jazdę samochodem prywatnym wciąż można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (20% poniesionych wydatków).
Sprawdźmy, jak to wygląda na przykładzie:
Pan X dojeżdża do pracy motocyklem. W ubiegłym miesiącu wykorzystywał pojazd do celów służbowych. Liczba przejechanych kilometrów wyniosła 1000 i taką też wartość zadeklarował w oświadczeniu.
Rozliczenie kilometrówki wygląda zatem następująco:
Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów pracownika mnożymy przez stawkę za 1 km przebiegu pojazdu, czyli 0,69 zł. Wartość zwrotu kosztów używania do celów służbowych wyniesie zatem 690 zł.
Czytaj także: Rozliczenie delegacji krajowej pracownika oraz Rozliczenie delegacji zagranicznej pracownika
Ewidencja przebiegu pojazdów – kto jest z niej zwolniony?
Z ewidencji przebiegu pojazdu zwolnione są samochody ciężarowe, czyli takie, których maksymalna dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 tony. Oznacza to, że przedsiębiorcy z branży transportowej mogą skorzystać z pełnego odliczenia podatku dochodowego. Wszelkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, takie jak koszty paliwa czy serwisu, również podlegają pełnemu odliczeniu.
Pracownik, który używa do celów służbowych swojego prywatnego samochodu i otrzymuje zryczałtowany zwrot kosztów, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu za każdy przejechany kilometr. Ewidencja przebiegu pojazdu nie musi być prowadzona również przez przedsiębiorcę zwolnionego z podatku VAT.
Z czego wynikała zmiana stawki kilometrówki?
Projekt rozporządzenia wpłynął do sejmu w październiku 2022 r. i wynikał ze wzrostu kosztów eksploatacji pojazdów oraz licznych petycji m.in. ze strony obywateli, posłów, Związków Zawodowych Listonoszy Poczty Polskiej oraz Związków Zawodowych Leśników RP. Wysokości stawek zostały przygotowane w oparciu o dane pochodzące z Instytutu Transportu Samochodowego w 2019 r. oraz zwaloryzowane zgodnie z komunikatami Prezesa GUS w sprawie warunków ustalania średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w latach 2020 – 2022.
W przypadku rodzących się pytań i wątpliwości, zarówno w omawianym zakresie, jak i we wszelkich kwestiach podatkowych – zachęcamy Państwa serdecznie do kontaktu.
Zapraszamy także do zapoznania się z oferowanymi przez naszą kancelarię usługami oraz innymi treściami przygotowanymi przez naszych specjalistów:
- Doradztwo transakcyjne
- Kadry
- Płace
- Obowiązek zgłaszania do ZUS umów o dzieło
- Obowiązki pracodawcy a ilość zatrudnionych osób w firmie
- Pełna księgowość – co to jest i kiedy jest obowiązkowa?
Skontaktuj się
