Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista, wprowadzona 1 września 2019 roku, to wykaz informacji o podatnikach VAT. To ogólnodostępna oraz darmowa baza danych prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Służy przede wszystkim sprawdzeniu wiarygodności klientów. Można w niej znaleźć informacje, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, a także wszystkie dane kontaktowe oraz numery rachunków bankowych danego podmiotu. Oprócz informacji o czynnych podatnikach VAT uwzględnia także dane o podmiotach przywróconych lub wykreślonych z rejestru podatników.
Co zawiera biała lista podatników VAT?
Wykaz podatników VAT zawiera szereg informacji, które są na bieżąco aktualizowane. Podatnik, który jest nabywcą lub sprzedawcą, może potwierdzić numer rachunku bankowego, a także pozyskać informacje dotyczące wykreślenia z rejestru czy przywrócenia zarejestrowania. To znacznie przyspiesza kwestię realizacji odliczenia podatku VAT.
Jakie informacje zawiera biała lista VAT?
- nazwa firmy (+ imię i nazwisko w przypadku osób prowadzących JDG);
- numer identyfikacji podatkowej VAT UE (opcjonalnie);
- status podmiotu (podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony);
- numer identyfikacji podatkowej NIP;
- numer identyfikacyjny REGON;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS);
- dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu;
- adres siedziby firmy;
- dane pełnomocników (inaczej: imiona i nazwiska prokurentów);
- dane wspólnika;
- data rejestracji,
- data odmowy rejestracji albo wykreślenia / przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
- numery rachunków rozliczeniowych.
Warto przy tym zaznaczyć, że brak numer rachunku bankowego nie oznacza, że kontrahent nie jest wiarygodny. W dalszej części artykułu wyjaśnimy, kiedy konto bankowe nie będzie wyświetlane na białej liście.
Jak sprawdzić, czy ktoś jest na białej liście VAT?
Sprawdzenie podatników VAT jest bardzo intuicyjne i odbywa się za pośrednictwem wyszukiwarki udostępnionej na stronie rządowej. Aby zweryfikować status VAT-owca, wystarczy wpisać numer rachunku bankowego, NIP, REGON lub nazwę podmiotu. Wykaz podatników zawiera aktualne dane oraz dane historyczne (możesz wybrać dowolną datę z ostatnich pięciu lat). Uwaga! Biała lista podatników VAT to niejedyny sposób zweryfikowania danych kontrahentów. Ministerstwo Finansów udostępniło tzw. API, które umożliwia zintegrowanie białej listy z oprogramowaniem księgowym wykorzystywanym w firmie. Dzięki temu sprawdzisz status podatnika VAT z poziomu aplikacji.
Zastanawiasz się, czy warto być VAT-owcem? Poczytaj więcej o stawkach obowiązujących w różnych branżach: Obniżenie stawki podatku VAT dla branży beauty
Co, jeżeli kontrahenta nie ma na białej liście?
Wiesz już, co to jest biała lista VAT i jakie informacje możesz na niej znaleźć. Może się jednak zdarzyć, że dane kontrahenta nie figurują w wykazie. Dlaczego? Najczęstszym powodem jest zwolnienie przedmiotowe lub podmiotowe. Jeżeli faktura nie zawiera podatku VAT, prawie zawsze oznacza to, że wystawca nie jest czynnym płatnikiem. Inną potencjalną przyczyną jest wykreślenie podatnika z rejestru VAT, np. z powodu oszustw podatkowych. Przeprowadzenie transakcji z podmiotem, który nie znajduje się na białej liście, nie powinno wzbudzać podejrzeń, o ile nie jest czynnym podatnikiem VAT. W pozostałych przypadkach warto zachować szczególną czujność, a najlepiej skontaktować się z doradcą podatkowym.
Przeczytaj też: Sankcje VAT a stopień zawinienia podatnika
Jak zgłosić rachunek bankowy na białą listę?
Wpisanie numeru konta bankowego na białą listę VAT, odbywa się automatycznie – dane są systematycznie pobierane z baz danych KAS. Ingerencja podatnika jest niezbędna tylko w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub chęci aktualizacji danych.
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i posiadają firmowy rachunek rozliczeniowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo kredytowej (SKOK), mogą zgłosić lub zaktualizować dane za pomocą wniosku CEIDG-1. W przypadku większej liczby rachunków należy dodać załącznik CEIDG-RB. Jeśli chodzi o osoby prawne, podlegające wpisowi do KRS, wygląda to nieco inaczej. Takie podmioty przekazują informacje do urzędu skarbowego o swoich rachunkach bankowych za pomocą formularza NIP-8. Spółki cywilne przekazują natomiast formularz NIP-2, natomiast w przypadku osoby fizycznej, niepodlegającej rejestracji do CEIDG, obowiązuje NIP-7. Przedsiębiorcy podają numery rachunków rozliczeniowych przy rejestracji działalności w zgłoszeniu identyfikacyjnym. W przypadku chęci zmiany lub dodania nowego rachunku należy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne.
Jak zmienić rachunek bankowy na białej liście VAT?
Biała lista rachunków bankowych to wykaz obejmujący wyłącznie firmowe rachunki płatnicze uwierzytelnione przez STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). Co za tym idzie, zgłoszeniu nie podlegają prywatne rachunki podatników czy rachunki VAT. Aktualizację rachunku należy dokonać online przez: formularz CEIDG, NIP-2, NIP-7 lub NIP-8. Ustawodawca przewidział także nadzwyczajny tryb aktualizacji poprzez złożenie wniosku o usunięcie lub sprostowanie danych do właściwego urzędu skarbowego.
Dlaczego moje konto bankowe nie znajduje się na białej liście VAT?
A co jeżeli jesteś VAT-owcem, ale w wykazie nie ujęto informacji o rachunku bankowym? Musisz wiedzieć, że biała lista VAT nie obejmuje kont osobistych, które są wykorzystywane do rozliczeń przez mikroprzedsiębiorców i samozatrudnionych. Jeżeli kontrahent zapyta, dlaczego numer rachunku bankowego nie znajduje się na liście, wystarczy napisać oświadczenie, że jest to konto osobiste wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Jakie są konsekwencje przy wpłacie na rachunek bankowy spoza białej listy?
Kary dotyczące wpłaty na rachunek spoza białej listy są realizowane dopiero do wpłat realizowanych po 31 grudnia 2019 roku. W przypadku zapłaty powyżej 15 000 zł na rachunek, który nie znajduje się na białej liście, nie można zaliczyć tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów. Drugą konsekwencją jest to, że nabywca będzie musiał się liczyć z odpowiedzialnością solidarną za zaległości podatkowe kontrahenta. Jest jednak sposób, aby nie ponieść konsekwencji, a mianowicie złożenie zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego o wpłacie na rachunek inny niż na białej liście w terminie do 7 dni od wykonania przelewu.
Czytaj także: Postępowania podatkowe
Biała lista podatników VAT stanowi ważne narzędzie w procesie weryfikacji wiarygodności kontrahentów, które pozwala zachować transparentność transakcji gospodarczych. Zawiera istotne dane, takie jak numery rachunków bankowych, status VAT oraz informacje o historii rejestracji podatników. Jeżeli chciałbyś uniknąć ryzyka związanego z nieprawidłowymi transakcjami, oferujemy doradztwo podatkowe i wsparcie w dochodzeniu swoich praw i rozwiązywaniu problemów związanych z transakcjami biznesowymi.
Czytaj także:
Skontaktuj się
