Sprawozdanie finansowe do KRS to dokument, który odzwierciedla sytuację finansową przedsiębiorstwa lub organizacji na przestrzeni danego roku obrotowego. To najważniejszy raport jednostki gospodarczej, który pozwala ocenić zdolność do generowania zysków i optymalizacji kosztów. Sprawdź, kto ma obowiązek opracowania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego, oraz w jakim terminie się to odbywa.
Składanie sprawozdania finansowego do KRS – kogo obowiązuje?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS spoczywa na podmiotach, które znajdują się w spisie Krajowego Rejestru Sądowego (i należą do rejestru przedsiębiorców KRS). Są to przede wszystkim spółki handlowe: akcyjne, jawne, komandytowe, z o.o., partnerskie oraz komandytowo-akcyjne.
Składanie sprawozdań finansowych jest obowiązkowe w przypadku firm, które prowadzą księgi rachunkowe, wskutek przekroczenia ustawowych limitów, oraz przedsiębiorstw, które dobrowolnie przeszły na pełną księgowość. Obowiązek złożenia dokumentów finansowych mają zatem zarówno spółki (kapitałowe i osobowe), jak i osoby fizyczne prowadzące JDG. Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia – liczy się wyłącznie wybrana metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów.
Czytaj również: Co trzeba zrobić przed sprawozdaniem finansowym?
Oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego
Spółki jawne lub partnerskie nie mają obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS, jeżeli ich przychody są mniejsze niż 2 mln euro. W takim wypadku są zobowiązane do złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i składania sprawozdania finansowego do KRS. Musi to nastąpić w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Sprawozdanie finansowe do KRS – co zawiera?
Złożenie sprawozdania finansowego to wieloetapowa procedura. Pierwszy krok to zebranie wszystkich dokumentów w postaci elektronicznej w jednym folderze, np. SF2021_gotowe. Dzięki temu nie prześlesz omyłkowo niedokończonego sprawozdania czy innego dokumentu. Skompletowanie dokumentacji w jednym miejscu eliminuje także ryzyko przerwania operacji. Zdarza się bowiem, że użytkownicy, którzy gromadzą dokumenty w trakcie składania sprawozdania online, zostają automatycznie wylogowani z serwisu.
Sprawdź, jakie dokumenty finansowe do KRS powinny znaleźć się w folderze roboczym:
- sprawozdanie finansowe w pliku XML wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz plikami podpisu zewnętrznego,
- opinia biegłego rewidenta z podpisem kwalifikowanym (opcjonalnie),
- uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwała dot. podziału wyniku finansowego*,
- sprawozdanie zarządu z działalności (opcjonalnie).
* jeżeli dokument został sporządzony w formie papierowej, wymagane jest złożenie elektronicznej kopii.
W niektórych przypadkach dokumentacja musi być uzupełniona o odmowę podpisania sprawozdania, oświadczenie o spełnieniu wymogów ustawy o rachunkowości i odmowę złożenia oświadczenia. Wszystkie wymienione dokumenty powinny być zgodne z rzeczoną ustawą i zawierać wyróżniki umożliwiające identyfikację sprawozdania, tj. datę i godzinę podpisania sprawozdania przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dokumentacja musi być opracowana w formie elektronicznej i opatrzona podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym. W przypadku podpisu własnoręcznego wymagane jest sporządzenie kopii cyfrowej.
Przed samym złożeniem sprawozdania do KRS warto sprawdzić skuteczność weryfikacji złożonych podpisów. Zdarza się, że dokumenty finansowe, przesyłane jako załączniki do maila, nie zostaną zweryfikowane poprawnie.
Czytaj także: Roczne sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS – instrukcja krok po kroku
Kiedy zbierzesz dokumenty do jednego folderu, możesz złożyć sprawozdanie finansowe do KRS. Postępuj zgodnie z naszą instrukcją:
- Zaloguj się do ekrs.ms.gov.pl/s24/.
- Na stronie głównej znajdź „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, a następnie „przygotowanie i składanie zgłoszeń”.
- Wybierz „dodaj zgłoszenie”, wpisz numer KRS podmiotu, a następnie kliknij przycisk „dalej”.
- Na następnej stronie wpisz nazwę zgłoszenia, uzupełnij okres i kliknij „wybierz rodzaj zgłoszenia”, a później „składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów”. Kliknij „dodaj dokument”.
- W oknie „dodanie dokumentu” wpisz datę sporządzenia sprawozdania wskazaną we wprowadzeniu do Twojego sprawozdania finansowego.
- Po określeniu rodzaju dokumentu („roczne sprawozdanie finansowe”) załącz plik w formacie XML. W przypadku gdy do dokumentacji dołączone są podpisy zewnętrzne, należy je dodać poprzez kliknięcie komendy „dodaj plik zawierający oddzielny podpis”. Gdy podpisy zostaną prawidłowo zweryfikowane, przejdź do kolejnego etapu.
- Następna strona zawiera oświadczenia o kompletności podpisów. System zapyta także, czy do sprawozdania zostaną dołączone dokumenty dodatkowe, tj. odmowa podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenie o spełnieniu wymogów ustawowych i odmowa złożenia oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi przewidziane w ustawie. Jeżeli dokumentacja zawiera podpisy elektroniczne, należy zaznaczyć odpowiedź „nie” i przejść dalej.
- W kolejnym kroku kliknij przycisk „zapisz” i „weryfikuj dokument”. Jeżeli wszystko przebiegło poprawnie, zobaczysz komunikat „zgłoszenie zostało poprawnie zweryfikowane”.
- Po wybraniu opcji „powrót” system przekieruje Cię do pierwszej strony (krok 1). Przejdź do następnego kroku i wskaż datę uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie. Po rozwinięciu listy dokumentów wybierz typ uchwały i dołącz dokument. Kliknij przycisk „zapisz”. Z każdym kolejnym załącznikiem do sprawozdania postępuj w ten sam sposób. Sprawozdanie finansowe to tylko jeden z dokumentów. Pozostałymi są m.in. sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, uchwała o podziale zysku czy sprawozdanie z działalności gospodarczej.
- Kiedy dołączysz wszystkie dokumenty, przejdź do kroku 4, zapisz zgłoszenie i zweryfikuj je. Zaznacz osobę podpisującą zgłoszenie i wybierz typ podpisu w rubryce „podpisz”.
- Jeżeli sprawozdanie finansowe do KRS zostało złożone poprawnie, wówczas otrzymasz automatyczne wiadomości na zarejestrowany w systemie adres mailowy.
Czytaj też: Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR
Sprawozdania finansowe do KRS online – o czym jeszcze pamiętać?
Składanie sprawozdania finansowego to intuicyjny proces, niemniej użytkownicy, którzy nie mają doświadczenia w realizacji procedur w trybie online, muszą pamiętać o kilku kwestiach. Po pierwsze, systemy elektroniczne bywają zawodne, dlatego podczas składania dokumentów finansowych co jakiś czas kliknij przycisk „zapisz”. To ważne, ponieważ w przypadku wylogowania, np. wskutek zerwania łącza internetowego lub dłuższego okresu nieobecności w serwisie, nie utracisz zapisanych danych. Podczas wypełniania rubryk w „kroku 2” możesz jednocześnie dołączyć sprawozdanie finansowe do KRS, uchwały oraz sprawozdanie z badania. Jeżeli nie masz pewności, czy sprawozdanie jest wolne od błędów, postępuj jednak w sposób wskazany w naszym poradniku.
Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS
Termin złożenia sprawozdania finansowego upływa po 3 miesiącach od dnia bilansowego. To oznacza, że jeżeli rok obrotowy i kalendarzowy pokrywają się, ostateczny termin sprawozdawczy upływa 31 marca.
Opłata za złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Złożenie sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych – eKRS jest bezpłatne. Podatnicy, korzystający z systemu S24, muszą uiścić opłatę KRS w kwocie 140 zł. To jednocześnie opłata za ogłoszenie wpisu w MSiG i opłata sądowa za sprawozdanie finansowe. Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego nie podlega opłacie.
Zachęcamy także do zapoznania się z wybranymi usługami z naszej oferty:
Skontaktuj się
